Tome decisiones informadas antes de expandir su negocio a la próspera economía española. Descubra los requisitos y consideraciones legales y reglamentarias esenciales de las empresas españolas como socios, capital y responsabilidad frente a terceros.

En los últimos años, España se ha convertido en un próspero centro de negocios y comercio internacional, que atrae a empresas de toda Europa. Como emprendedor o empresa en expansión, aventurarse en España puede tener un potencial significativo. Sin embargo, antes de dar el paso, es fundamental comprender los complejos requisitos legales y reglamentarios que rigen las empresas en el país.

Este artículo arroja luz sobre los trámites esenciales necesarios para establecer y operar una empresa en España. Es importante señalar que estos requisitos pueden variar según la estructura jurídica elegida, considerando el número de socios, la inversión de capital y la responsabilidad frente a terceros.

Comprender y cumplir estas regulaciones es fundamental para garantizar un funcionamiento fluido y legalmente compatible dentro del panorama empresarial español.

Antes de pasar a los pasos de registro de la empresa, debemos conocer las estructuras legales comunes en España para una mejor comprensión. En España existen varias estructuras jurídicas para las empresas, cada una con sus características y requisitos. A continuación se detallan en inglés los nombres de las diferentes estructuras jurídicas de las empresas españolas:

• Empresario Único (Autónomo): Se trata de un trabajador autónomo que gestiona un negocio por su cuenta. El empresario individual es personalmente responsable de todas las obligaciones y deudas comerciales.
• Sociedad General (Sociedad Civil): Una estructura empresarial en la que dos o más personas o entidades se unen para llevar a cabo un negocio con responsabilidades y obligaciones compartidas.
• Sociedad en Comandita: Similar a una sociedad general, pero con una división entre socios generales (responsables de las deudas) y socios comanditarios (responsables sólo en la medida de su contribución).
• Sociedad de Responsabilidad Limitada (Sociedad Limitada Laboral): Un tipo de sociedad donde la responsabilidad de los socios se limita a la cantidad que invierten en el negocio.
• Sociedad de Responsabilidad Limitada (Sociedad de Responsabilidad Limitada o SL): Una estructura empresarial famosa en España que ofrece responsabilidad limitada a sus propietarios y accionistas.
• Sociedad Anónima (Sociedad Anónima o SA): Una empresa cuyas acciones cotizan en el mercado de valores, ofreciendo responsabilidad limitada a sus accionistas.
• Cooperativa (Sociedad Cooperativa): Una empresa propiedad y operada por sus miembros, quienes comparten ganancias y responsabilidades de toma de decisiones.
• Sucursal (Sucursal): Extensión de una sociedad extranjera en España, no considerada una persona jurídica separada de su matriz.
• Oficina de Representación (Oficina de Representación): Similar a una sucursal, pero con actividades limitadas, enfocadas principalmente a la representación y la investigación de mercados.

Iniciar una empresa en España es un proceso relativamente sencillo y muchos optan por comenzar constituyendo una Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC) en el país. Este enfoque es ampliamente favorecido debido a su facilidad y conveniencia.

Para constituir una sociedad limitada en España, sigue estos claros pasos:

• Obtener el Número de Identificación Fiscal (NIE) o (NIF)
• Registre el nombre de su empresa deseada en el Registro Mercantil
• Abrir una cuenta bancaria comercial
• Proyecto de escritura de constitución
• Firmar la escritura de constitución
• Registrarse en la Agencia Tributaria
• Obtención de un Número de Identificación Fiscal de Empresa (CIF)
• Registrarse en la Seguridad Social

En España, las empresas están sujetas a requisitos específicos de los accionistas para promover la transparencia y un gobierno corporativo eficaz. Se necesita un mínimo de un accionista para constituir una empresa, y puede ser de cualquier nacionalidad. Los accionistas deben tener registrada su identidad. Los accionistas deben tener su identidad registrada en el Registro Mercantil. Además, las empresas deben celebrar asambleas generales anuales, donde los accionistas pueden participar y votar sobre asuntos importantes.

Los accionistas también tienen derecho a:

• Asistir a las reuniones
• Complementar el orden del día de la reunión.
• Votar
• Acceda a información relevante de la empresa, estados financieros,
• Y la capacidad de nombrar directores.

La legislación española impone normas estrictas sobre el uso de información privilegiada y las actividades fraudulentas para garantizar la equidad y proteger a los accionistas minoritarios, fomentando un entorno propicio para la inversión.

En España, las entidades están supervisadas por un órgano de administración conocido como “órgano de administración”. El órgano de administración está siempre obligado a priorizar y proteger el interés social, que representa el interés común de los accionistas.

Este cuerpo puede tener cuatro estructuras:

• Un administrador único;
• Consejeros solidarios;
• Directores conjuntos; o
• Un tablero de directores.

Los directores pueden ser personas físicas o jurídicas en empresas no cotizadas. Sin embargo, desde junio de 2021, sólo las personas físicas pueden ser nombradas o reelegidas como consejeros de las sociedades cotizadas.

Se aplica una excepción a las sociedades cotizadas en España, que deben tener un consejo de administración con al menos tres miembros. No obstante, muchas empresas cotizadas en España delegan la gestión ordinaria en un comité ejecutivo o en uno o más directores generales. Dicha delegación requiere la aprobación de dos tercios de los administradores y debe estar inscrita en el Registro Mercantil español para ser válida.

Impuesto sobre la Renta de las Sociedades (ISR)

El tipo impositivo aplicable a las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades (ISR) en España varía en función del tipo de entidad.

La tasa estándar es del 25%. Sin embargo, una entidad de nueva constitución que realiza negocios y muestra una base imponible positiva durante sus dos primeros años fiscales califica para una tasa reducida del 15. Las cooperativas con un régimen fiscal especial están sujetas a una tasa del 20%. En casos específicos, pueden aplicarse tipos diferentes: los bancos pagan un impuesto del 30 por ciento; entidades sin fines de lucro al 10%; planes de pensiones al 0%; y las instituciones de inversión colectiva al 1%, entre otros.

El proyecto de Ley de Presupuestos Generales del Estado para el ejercicio 2023 recientemente publicado propone una disminución del tipo general del ISR del 25% al ​​23% para las entidades con una facturación neta inferior a 1 millón de euros en el ejercicio anterior.

IVA

El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), conocido como “Impuesto Sobre el Valor Aadido” (IVA) en español, es un impuesto al consumo que se aplica a la venta de bienes y servicios en España. El tipo estándar del IVA es del 21%. Sin embargo, bienes y servicios específicos, como alimentos y libros, tienen tipos reducidos del 10% y el 4% respectivamente.

Las empresas registradas a efectos del IVA deben cobrar el IVA sobre sus ventas y presentar declaraciones periódicas del IVA. También pueden reclamar el IVA pagado en sus compras si las utilizan con fines comerciales.

En España existen dos tipos de registro del IVA:

Las empresas con una facturación superior a 25.000 euros deben registrarse en el IVA y aplicarlo a sus ventas, mientras que las empresas más pequeñas pueden optar por el registro voluntario. Incluso las empresas con ingresos anuales más bajos pueden optar por el registro voluntario. Una vez registrado, se deben presentar las declaraciones periódicas del IVA y pagar el IVA adeudado a la Agencia Tributaria española.

Para las empresas que exportan bienes o servicios a otros países de la UE, existe la opción de utilizar el Miniventanilla única del IVA (MOSS). Este portal en línea permite a las empresas declarar y pagar el IVA adeudado en todos los países de la UE con sus clientes.

Declaración Anual de Impuestos

La presentación de declaraciones de impuestos es una tarea anual crucial. Es obligatoria la presentación de la declaración del Impuesto sobre Sociedades (ISR) dentro de los 25 días naturales siguientes a los seis meses de finalizado el ejercicio fiscal. Por ejemplo, si el año fiscal coincide con el año calendario, la declaración debe presentarse en cualquier momento entre el 1 y el 25 de julio del siguiente año calendario. Recuerde, esta presentación oportuna es un requisito legal que debe cumplirse.

Los estados financieros abarcan varios documentos esenciales, tales como:

• La hoja de balances,
• Cuenta de ganancias y Perdidas,
• Declaración de cambios de capital,
• estado de flujo de caja,
• Y un informe completo.

Requisito para Sucursales de Empresas Públicas

A diferencia de las empresas que no cotizan en bolsa, las empresas públicas no pueden proporcionar versiones resumidas de sus estados financieros; deben presentar todos los detalles. Además, las empresas públicas tienen obligaciones adicionales de presentación de informes. Deben elaborar y compartir públicamente un informe anual de gobierno corporativo, que ofrezca un desglose detallado del sistema de gobierno de la empresa y de sus operaciones prácticas. Además, deberá existir un informe anual sobre remuneraciones de los directores, que incluya información sobre la política de remuneraciones de cada director y las remuneraciones individuales.

Requisito para Sucursales de Empresas Extranjeras

No obstante, están exentas de presentar sus estados financieros las sucursales de empresas extranjeras que operan en España. En su lugar, deben obtener un certificado del Registro Comercial de su país de origen que confirme que los estados financieros se han presentado correctamente.

Envío

Las empresas españolas deben presentar sus estados financieros al Registro Mercantil cada año en España. Los directores de la compañía tienen un plazo de tres meses después del cierre del ejercicio para publicar los estados financieros, el informe de gestión, la propuesta de distribución de resultados y, en su caso, los estados financieros consolidados y el informe de gestión.

Las personas jurídicas deben cumplir al menos dos de los siguientes tres criterios en dos años consecutivos para cumplir con los requisitos de auditoría:

• Activos totales superiores a 2.850.000 euros
• Ingresos netos superiores a 5.700.000 euros, o
• Empleando una plantilla de más de 50 personas.

El nombramiento de un auditor se realiza durante la Asamblea General o Asamblea General antes del final del primer ejercicio, requiriendo cuentas preparadas.

Los directores de la empresa son responsables de presentar un informe financiero completo, que debe abarcar el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el flujo de efectivo, un estado de cambios en el patrimonio, notas a los estados financieros y un informe de gestión. Todos los informes financieros deben ajustarse a las normas contables establecidas en España.

La Ley de Empleo española establece normas y beneficios para los empleados, que debes conocer a la hora de formar una plantilla:

• Salario mínimo: Los empleados a tiempo completo deben recibir un importe bruto de 1.125,83 EUR al mes, pagado 14 veces al año con pagos extra en julio y diciembre.
• Horas laborales: Los empleados a tiempo completo pueden trabajar hasta 40 horas a la semana, con un intervalo mínimo de 12 horas entre días laborables. Después de 6 horas de trabajo continuo, tienen derecho a un descanso de 15 minutos.
• Con el tiempo: Los empleados deberán realizar como máximo 80 horas extras al año. Las horas extras pueden compensarse monetariamente o con tiempo libre remunerado.
• Licencias Pagadas y No Pagadas: Los empleados de tiempo completo reciben 22 días libres laborables remunerados al año, pero el número de días puede variar según los días festivos locales y regionales. Si un día festivo cae en domingo, se traslada al lunes siguiente.
• Hojas enfermas: Los empleados pueden solicitar un subsidio por ausencia temporal por enfermedad, que cubre la pérdida de ingresos diarios y los gastos sanitarios.
• Seguridad Social e Impuestos: Los empleados deben darse de alta en el sistema español de Seguridad Social (TGSS) y pagar impuestos. A cambio, reciben prestaciones y cobertura de seguro por enfermedad, accidentes, desempleo, jubilación y permisos parentales.