Impulsar la productividad del equipo con Amazon Q Business Microsoft 365 Integraciones para Microsoft 365 Outlook y Word

Amazon Q Businesscon su seguridad de grado empresarial, la integración perfecta con múltiples fuentes de datos diversas y la comprensión sofisticada del lenguaje natural, representa la próxima generación de asistentes comerciales de IA. Lo que distingue a Amazon Q Business es su apoyo a los requisitos empresariales de su capacidad para integrarse con la documentación de la empresa a su adaptabilidad con la terminología empresarial específica y las respuestas con el contexto. Combinado con opciones integrales de personalización, Amazon Q Business está transformando cómo las organizaciones mejoran su procesamiento de documentos y operaciones comerciales.

La integración empresarial de Amazon Q con Microsoft 365 Applications ofrece una poderosa asistencia de IA directamente dentro de las herramientas que su equipo ya usa diariamente.

En esta publicación, exploramos cómo estas integraciones para Outlook y Word pueden transformar su flujo de trabajo.

Requisitos previos

Antes de comenzar, asegúrese de tener los siguientes requisitos previos en su lugar:

• Cree una aplicación comercial de Amazon Q. Configuración de una aplicación comercial de Amazon Q utilizando AWS IAM Identity Center.
• Acceso al Centro de Administración de Microsoft Entra.
• ID de inquilino de Microsoft Entra (esto debe tratarse como información confidencial). Cómo encontrar su ID de inquilino de Microsoft Entra.

Configurar las integraciones de Amazon Q Business M365

Siga los pasos a continuación para configurar las integraciones de Microsoft 365 con Amazon Q Business.

1. Vaya a la consola de gestión de AWS para Amazon Q Business y elija Mejoras entonces Integración. En el Integración Página, elija Agregar integraciones.
   
2. Seleccionar Perspectiva o Palabra. En este ejemplo, seleccionamos Perspectiva.
   
3. Bajo Nombre de integracióningrese un nombre para la integración. En el espacio de trabajo, ingrese su ID de inquilino de Microsoft Entra. Deje los valores restantes como predeterminado y elija Agregar integración.
   
4. Una vez que la integración se implementa con éxito, seleccione el nombre de integración y copie la URL de manifiesto para usar en un paso posterior.
   
   
5. Vaya al Centro de Administración de Microsoft. Bajo Ajustes elegir Aplicaciones integradasy elegir Subir aplicaciones personalizadas.
   
6. Elegir Tipo de aplicación y luego seleccione Complemento de la oficina. Ingrese la URL manifiesta de la consola de negocios de Amazon Q, en Proporcionar enlace al archivo manifiesto. Elija Validar.
   
7. En el Usuario página, agregar usuarios, elegir Aceptar permisos y elegir Finalizar el despliegue.
   

Amazon Q Business in Outlook: Eficiencia de correo electrónico reinventada

Al integrar el negocio de Amazon Q con Outlook, tiene acceso a varias herramientas para mejorar la eficiencia del correo electrónico. Para acceder a estas herramientas en Outlook, seleccione el icono empresarial de Amazon Q en Outlook en el lado superior derecho de la sección de correo electrónico. Amazon Q Business puede ayudarlo a resumir un hilo de correo electrónico, extraer información y elementos de acción, y sugerir seguimientos.

• Resumen por correo electrónico: Comprenda rápidamente los puntos clave de largos hilos de correo electrónico eligiendo resumen en la barra lateral de Amazon Q Business.
  
• Borrador de respuestas: Genere respuestas por correo electrónico contextualmente apropiadas basadas en el historial de conversación e inserte directamente en su borrador de correo electrónico de la barra lateral de Amazon Q Business.

Correo electrónico recibido:
Hola, equipo,
Quería compartir los puntos clave de la reunión de estrategia trimestral de hoy con John Doe y el equipo de liderazgo.

Control de llave:

Los objetivos del cuarto trimestre de 2024 se excedieron en un 12%, estableciendo una base sólida para 2025
New Product Lanzing Timeline confirmada para julio de 2025
Necesita acelerar la contratación para el equipo técnico (6 puestos para ocuparnos a finales del segundo trimestre)

Elementos de acción:
John Smith finalizará la asignación de presupuesto para el segundo trimestre antes del 5 de marzo
Equipo de marketing para presentar métricas de campaña actualizadas la próxima semana
RR.HH. Proceso de reclutamiento técnico de RR.HH.
Equipo de ventas para proporcionar un informe de tubería actualizado por viernes

Actualizaciones del proyecto:
Project Phoenix está en camino de implementación de mayo
Lanzamiento del programa de comentarios de los clientes el próximo mes
Planes de expansión internacional bajo revisión

Siguientes pasos:
Reunión de seguimiento programada para el 12 de marzo a las 2 pm EST
El departamento se dirige a enviar objetivos Q2 antes del 1 de marzo
John para distribuir la tabla organizativa actualizada la próxima semana
Avíseme si me perdí algo o si tiene alguna pregunta.

Atentamente,
Jane Doe

Amazon Q Business Draft Respuesta:
Verá un borrador de respuesta en la barra lateral de Amazon Q Business. Elija el icono resaltado en la parte inferior de la barra lateral para crear un correo electrónico utilizando el borrador de respuesta.

Hola Jane,
Gracias por compartir las notas de la reunión de la revisión de la estrategia del primer trimestre de ayer. El resumen es muy útil.
Noté los impresionantes resultados del cuarto trimestre y la línea de tiempo de lanzamiento del producto confirmado de julio. La aceleración de contratación para el equipo técnico parece ser una prioridad en la que debemos centrarnos.
Tomaré nota de todos los elementos de acción, particularmente la fecha límite del 1 de marzo para la presentación de objetivos de Q2. También bloquearé mi calendario para la reunión de seguimiento el 12 de marzo a las 2 pm EST.
¿Hay algo específico con el que le gustaría que ayude con respecto a cualquiera de estos elementos? Estoy particularmente interesado en la implementación del proyecto Phoenix y el programa de comentarios de los clientes.

Gracias de nuevo por el resumen integral.
Saludos

• Preparación de reuniones: Extraer elementos de acción eligiendo Ítems de acción y los próximos pasos en la barra lateral de Amazon Q Business. También encuentre detalles importantes de las conversaciones por correo electrónico haciendo preguntas en el cuadro de chat de Amazon Q Business Barbar.
  

Amazon Q Business In Word: Content Creation Acelerado

Puede seleccionar Amazon Q Business en la esquina superior derecha de la palabra Access de documento Amazon Q Business. Puede acceder a las funciones de procesamiento de documentos de Amazon Q Business desde el menú contextual de Word cuando resalta el texto. También puede acceder a Amazon Q Business en la barra lateral cuando trabaja en un documento de Word. Cuando selecciona una función de procesamiento de documentos, la salida aparecerá en la barra lateral de Amazon Q Business, como se muestra en la siguiente figura.

Puede usar Amazon Q Business en Word para resumir, explicar, simplificar o corregir el contenido de un documento de Word.

• Resumir: El resumen de documentos es una poderosa capacidad de Amazon Q Business que puede usar para extraer rápidamente información clave de largos documentos. Esta característica utiliza el procesamiento del lenguaje natural para identificar los conceptos, hechos y ideas más importantes dentro de los documentos de texto, luego genera resúmenes concisos que preservan el significado esencial al tiempo que reducen significativamente el tiempo de lectura. Puede personalizar la longitud de resumen y las áreas de enfoque en función de sus necesidades específicas, lo que hace que sea sencillo procesar grandes volúmenes de información de manera eficiente. El resumen de documentos ayuda a profesionales de todas las industrias a comprender rápidamente el contenido central de los informes, los trabajos de investigación, los artículos y otros materiales pesados ​​de texto sin sacrificar la comprensión de los detalles críticos. Para resumir un documento, seleccione Amazon Q Business de la cinta, elija Resumir en la barra lateral de Amazon Q Business e ingrese un aviso que describe qué tipo de resumen desea.

Comprenda rápidamente los puntos clave del larga palabra del documento eligiendo resumen en la barra lateral de Amazon Q Business

• Simplificar: El complemento de Amazon Q Business Word Analiza documentos en tiempo real, identificando oraciones demasiado complejas, jerga y pasajes detallados que podrían confundir a los lectores. Puede hacer que Amazon Q Business Reescribe texto seleccionado o documentos completos para mejorar la legibilidad mientras mantiene el significado original. La característica de simplificación es particularmente valiosa para los profesionales que necesitan comunicar información técnica a audiencias más amplias, educadores que creen materiales de aprendizaje accesibles o cualquier persona que busque mejorar la claridad de su comunicación escrita sin pasar horas editando manualmente su trabajo.

Seleccione el pasaje en el documento de trabajo y elija Simplificar en la barra lateral de Amazon Q Business.

• Explicar: Puede usar Amazon Q Business para ayudarlo a comprender mejor el contenido complejo dentro de sus documentos. Puede seleccionar términos difíciles, conceptos técnicos o pasajes confusos y recibir explicaciones claras y contextuales. Amazon Q Business Analiza el texto seleccionado y genera explicaciones completas adaptadas a sus necesidades, incluidas definiciones, descripciones simplificadas y ejemplos relevantes. Esta funcionalidad es especialmente beneficiosa para los profesionales que trabajan con terminología especializada, estudiantes que navegan por documentos académicos o cualquier persona que encuentre conceptos desconocidos en su lectura. La característica de Explicar transforma la experiencia del documento desde el consumo pasivo hasta el aprendizaje interactivo, haciendo que la información compleja sea más accesible para los usuarios.

Seleccione el pasaje en el documento de trabajo y elija Explicar en la barra lateral de Amazon Q Business.

• Arreglar: Amazon Q Business escanea los pasajes seleccionados para errores gramaticales, errores de ortografía, problemas de puntuación, formato inconsistente y mejoras estilísticas, y resuelve esos problemas. Esta funcionalidad es invaluable para los profesionales que preparan documentos comerciales importantes, estudiantes que finalizan los documentos académicos o cualquier persona que busque producir contenido pulido y preciso sin la necesidad de una exigencia manual extensa. Esta característica reduce significativamente el tiempo de edición al tiempo que mejora la calidad del documento.

Seleccione el pasaje en el documento de trabajo y elija Arreglar en la barra lateral de Amazon Q Business.

Medición del impacto

Amazon Q Business ayuda a medir la efectividad de la solución al empoderar a los usuarios para proporcionar comentarios. La información de comentarios se almacena en los registros de Amazon CloudWatch donde los administradores pueden revisarla para identificar problemas y mejoras.

Limpiar

Cuando haya terminado de probar las integraciones comerciales de Amazon Q, puede eliminarlas a través de la consola de negocios de Amazon Q.

1. En la consola, elija aplicaciones y seleccione su ID de aplicación.
2. Seleccione integraciones.
3. En la página de integraciones, seleccione la integración que creó.
4. Elija Eliminar.

Conclusión

Amazon Q Business Integrations con Microsoft 365 Applications representa una oportunidad significativa para mejorar la productividad de su equipo. Al traer asistencia de IA directamente a las herramientas donde ocurre el trabajo, los equipos pueden centrarse en actividades de mayor valor mientras mantienen calidad y consistencia en sus comunicaciones y documentos.

Experimente el poder del negocio de Amazon Q, explorando su integración perfecta con sus herramientas comerciales cotidianas. Comience a mejorar su productividad hoy visitando La Guía del usuario empresarial de Amazon Q para comprender el máximo potencial de esta solución con AI. Transforme su comunicación por correo electrónico con nuestro Integración de Microsoft Outlook y revolucionar su proceso de creación de documentos con nuestro Características de Microsoft Word. Para descubrir las integraciones disponibles que pueden optimizar su flujo de trabajo, consulte Integración.

Sobre el autor

Leo Mentis Raj Selvaraj es un arquitecto de soluciones especialistas en el Sr. – Genai en AWS con 4.5 años de experiencia, actualmente guiando a los clientes a través de sus viajes de implementación de Genai. Anteriormente, diseñó la plataforma de datos y las soluciones de análisis para clientes estratégicos que utilizan una gama integral de servicios de AWS que incluyen almacenamiento, cómputo, bases de datos, sin servidores, análisis y tecnologías ML. Leo también colabora con los equipos internos de AWS para impulsar el desarrollo de características del producto en función de los comentarios de los clientes, lo que contribuye a la evolución de las ofertas de AWS.