El experto en gestión de contenido empresarial, el Dr. John Bates, da la bienvenida a las recientes propuestas gubernamentales, pero enfatiza el papel crucial que la industria debe desempeñar para ayudar a las organizaciones a alcanzar el éxito
Aunque algunas organizaciones grandes han adoptado la invocación electrónica, está lejos de ser la norma entre la mayoría de las empresas del Reino Unido, las autoridades locales y las organizaciones benéficas. Mientras tanto, la Unión Europea afirma haber ya haciendo la transición al intercambio digital de información de facturas entre entidades comerciales. Pero la realidad está lejos de ser uniforme: cada estado miembro ha adoptado su propio enfoque para la automatización. Para las organizaciones del Reino Unido que comercian con socios de la UE, eso significa comenzar su propia transición, ya sea por diseño o necesidad.
Ahora, un nuevo factor ha entrado en la discusión sobre el reemplazo de las facturas tradicionales de papel o PDF con un proceso totalmente digital, desde la creación hasta el pago: el gobierno del Reino Unido. Los funcionarios ahora están revisando los comentarios de una consulta recientemente concluida sobre si establecer un Marco nacional de invocación electrónica para el sector privado del Reino Unido.
Entonces, ¿es hora de aceptar que la invocación electrónica es cómo las organizaciones deberán trabajar como proveedor o comprador en el futuro? La respuesta honesta es, tal vez, pero aún no. Si bien es aconsejable vigilar el horizonte, es probable que esto siga una quemadura lenta en lugar de un turno durante la noche. Solo mire a hacer la digital de impuestos: originalmente programado para abril de 2024, ahora empujado a abril de 2026. Y cuando se trata de la invocación electrónica, las expectativas actuales son que Whitehall no publicará propuestas de firmas hasta algún momento entre ahora y octubre de 2025.
Entonces, si bien 2030 ha sido sugerido como una posible fecha de go-Live, está lejos de ser cierto, y probablemente aún no valga la pena apostar su fondo de jubilación.
Entonces, mientras que los primeros adoptantes de la UE como Polonia e Italia parecen liderar la carga de invocación electrónica, el Reino Unido de ninguna manera es un caso atípico. En toda Europa, la imagen está lejos de ser uniforme: los retrasos de implementación y las estrategias nacionales divergentes han resultado en un paisaje fragmentado. Italia ha adoptado un enfoque notablemente estricto, mientras que países como los Países Bajos han adoptado una postura más laissez-faire hacia la directiva.
Y no olvidemos que la economía más grande del mundo, los Estados Unidos, a menudo visto como el líder mundial en todo lo relacionado con la tecnología, apenas ha registrado el cambio. Los controles en papel siguen siendo notablemente comunes, y en Alemania, a pesar de los preparativos para la invocación electrónica, los faxes, las sellos de goma y las firmas húmedas todavía son parte de hacer negocios.
Eso hace que la posición actual del Reino Unido se vea relativamente sólida en comparación, especialmente con países como los Países Bajos que también son lentos para actuar. Al final del día, el gobierno quiere que hagamos esto para ayudar a su resultado final, no el suyo; Los beneficios principales de la inversión electrónica de la Comisión o la opinión de HMRC se trata de reducir el fraude y Cerrar la enorme brecha de vat. Pero para ser justos, los reguladores también quieren que salgan muchos más aspectos positivos de todo esto: un modelo para el futuro de invocación electrónico del Reino Unido puede provenir del europeo Peppol (Paneuropea Public Procurement Online) Red. Ya en uso por entidades como el NHS, Peppol permite a las organizaciones enviar y recibir documentos electrónicos estructurados a través de una red estandarizada de entrega electrónica. Crea un tipo de mercado digital donde las empresas y las autoridades públicas intercambian facturas y registros relacionados a través de intermediarios de confianza. Es probable que se adopte una estructura similar en el Reino Unido, ofreciendo un modelo plug-and-play para intercambio de documentos seguro en tiempo real.
Por qué las grandes empresas ya están haciendo esto
Si bien todos tenemos que seguir las reglas establecidas por nuestras autoridades fiscales locales, y como se menciona, si comercia regularmente con socios de la UE, es probable que ya sea a la mitad de la pareja, una mejor pregunta no es si Deberías adoptar la inversión electrónica, pero cuando. ¿Esperas hasta que se vuelva obligatorio, potencialmente dentro de cinco o más años? ¿O actúas ahora para darte cuenta de los beneficios antes?
Hay dos partes en esa conversación: los beneficios comerciales versus los costos y los inconvenientes de la transición. Pero como muchas grandes empresas descubrieron durante El cambio de EDI a ERP hace dos décadasLa facturación electrónica estructurada y estandarizada se integra mucho más limpiamente en los sistemas financieros que los procesos manuales, basados en Excel o de papel y PDF.
La simplicidad y la estandarización tienen mucho sentido si el objetivo es optimizar, o incluso automatizar, las operaciones de la carpintería. Si el equipo financiero actualmente está haciendo malabares con múltiples formatos y procesos de factura, entonces el software que puede manejarlos de manera más eficiente, precisa y constante debería ser una consideración seria.
También hay un caso de negocio más amplio: que la invocación electrónica no solo reduce los costos, sino que reduce la fricción: el análisis de las empresas se mueve más rápido, actúa más inteligente y escala con mayor facilidad. Dicho esto, no deberíamos exagerar. Es una afirmación demasiado fuerte sugerir que E-Invocate provocará un auge de ventas B2B en el Reino Unido. Pero cuando se incruste dentro de un esfuerzo de transformación digital más amplio, eliminará los puntos de dolor de larga data que han dificultado que las empresas modernicen las adquisiciones y las finanzas. Y en un mundo donde cada eficiencia cuenta, eso no es una pequeña victoria.
Los pros y los contras de la inversión de invocación electrónica
Para ser honesto, es más realista ver el cambio a la inversión electrónica no como un catalizador para oportunidades de negocios completamente nuevas, pero como una forma inteligente de eliminar las barreras cotidianas que disminuyen las empresas. Para las pequeñas y medianas empresas en particular, la invocación electrónica podría optimizar las relaciones con compradores y proveedores, reducir los dolores de cabeza de administración y ayudar a nivelar el campo de juego.
Pero antes de que eso suceda, debemos reconocer los obstáculos muy reales. ¿Quién va a pagar por el nuevo sistema de contabilidad? ¿Qué sucede con el costo hundido del software en el que invertimos el año pasado? ¿Y quién va a entrenar al equipo AP/AR para que realmente trabaje con estas nuevas herramientas?
Estos son los tipos de preguntas prácticas que aún no tienen respuestas claras. Hasta ahora, no he visto mucho del gobierno que tranquilice a las empresas sobre cómo, no solo por qué, de todo esto. Es por eso que los intermediarios y los expertos en la industria tendrán un papel tan crítico que desempeñar, desde proveedores de software de contabilidad que pueden ofrecer paquetes de soporte, hasta la profesión contable del Reino Unido, que deberá intensificar como el tejido conectivo que vincula los negocios, los clientes y la agenda digital de impuestos más amplias y la realización de impuestos.
Empresas como Sage, donde sirvo como miembro de la junta y que es un jugador clave en el mercado de software de contabilidad del Reino Unido, ya han hecho grandes avances para ayudar a las empresas a prepararse para los impuestos digitales y el movimiento hacia la inversión electrónica. Pero necesitamos ver a todos los proveedores de la plataforma en el Reino Unido, no solo en el sector público, sino también en las organizaciones privadas y del tercer sector, también lo pasan. La prioridad debe ser construir conexiones perfectas entre los contadores y sus clientes para optimizar las cuentas por pagar y los procesos de cuentas por cobrar.
Como alguien en el espacio de gestión de documentos, esta es una responsabilidad que nos estamos tomando en serio en nuestra propia empresa. A través de nuestra plataforma inteligente de automatización de contenido, estamos apoyando una amplia gama de empresas europeas, y cada vez más globales, con la gestión de documentos de extremo a extremo. Eso incluye capturar e interpretar documentos para automatizar flujos de trabajo e integrarse con sistemas ERP básicos como SAP. En este contexto, la automatización de facturas es una pieza de un panorama mucho más amplio que incluye compra para pagar, pedido a efectivo y otros procesos comerciales basados en documentos.
La automatización es el futuro del comercio B2B
Terminemos con una dosis de pragmatismo. La adopción de invocación electrónica llevará tiempo, a cada lado del canal. No todas las facturas estarán completamente estructuradas o digitales desde el primer día. Muchas empresas aún manejan documentos no estructurados o semiestructurados, y las regulaciones nacionales continuarán evolucionando a diferentes velocidades. El movimiento inteligente es planificar para ambos mundos: mantener su capacidad para procesar documentos tradicionales mientras se prepara para las invocaciones electrónicas estructuradas del futuro. De esa manera, no serás desprevenido por cambios repentinos de cumplimiento.
Las organizaciones no hagan este cambio solo porque el gobierno lo dice, sino porque entienden la dirección más amplia de los viajes, desde el aumento de herramientas como ChatGPT hasta las expectativas de los clientes digitalmente fluidos. A medida que la digitalización se profundiza, la automatización de la compra y venta de B2B solo se acelerará.
En resumen, 2030 simplemente no traerá otra fecha límite o actualización de software. Se indica un cambio más fundamental: en cómo operan las empresas, cómo se regulan los gobiernos y cómo las industrias se conectan. Es posible que el Reino Unido no sea el primero fuera de la puerta, pero tiene la oportunidad de ser un segundo motor inteligente, aprender de los demás y esquivar los primeros pasos en falso.
Las empresas que actúan ahora, que investigan en las herramientas correctas y adoptan un enfoque estratégico para su documento y datos financieros, estarán mejor posicionados para prosperar en esta nueva era de comercio digital.
Si está teniendo una visión global, no se sorprenda si todavía hay un cheque, o incluso un ‘cheque’, o dos para manejar en el camino.
El autor es CEO de Global Intelligent Content Automation Leader Grupo de ser