Si eres autónomo o empresario en España, tendrás que empezar a prepararte para la introducción de un nuevo software de facturación obligatorio el próximo año. A continuación se responden algunas preguntas clave sobre cómo funciona el nuevo sistema de facturación.
Ser autónomo o gestionar tu propio negocio en España ya es bastante complicado teniendo que lidiar con el sistema de autónomos y todas sus normas, pero a partir de 2027 habrá aún más cosas que entender gracias a la introducción del software Verifactu de la Agencia Tributaria española.
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P: ¿Qué es Verifactu?
R: Básicamente, Verifactu es un programa de software creado por la Agencia Tributaria de España. Según la agencia, está diseñado para que lo utilicen empresas y profesionales autónomos para realizar y registrar facturas y crear un código QR que enlace directamente con la propia agencia. En conjunto, el sistema garantiza la integridad, accesibilidad, legibilidad y trazabilidad de sus facturas y permite que la Agencia Tributaria tenga acceso directo a las mismas. Los datos de la factura también se transmiten automáticamente a la Agencia Tributaria española en tiempo real.
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P: ¿Es el programa obligatorio?
R: Hasta ahora, no es obligatorio y aún puedes usar cualquier tipo de programa de facturación, incluso simplemente crear facturas en Word. El gobierno planeaba obligar a las empresas a utilizarlo este año, pero lo retrasó hasta 2027 para que la gente tuviera tiempo de prepararse (aunque algunos afirman que fue la agencia tributaria la que se dio cuenta de que no estaba preparada para el gran volumen de facturas en tiempo real que recibiría). Lo más probable es que ahora sea obligatorio para los contribuyentes corporativos a partir del 1 de enero de 2027 y para los autónomos y propietarios de pequeñas empresas a partir del 1 de julio de 2027. Esto significa que ya no podrá crear facturas legales de la misma manera que lo hacía en el pasado.
P: ¿Cuál es la ventaja de utilizar Verifactu?
R: Al utilizar este sistema, usted no será responsable de almacenar y conservar los registros de facturación ni de asegurarse de que permanezcan legibles durante años. Esto se hará automáticamente a través del sistema y la Agencia Tributaria tendrá acceso directo si surge algún problema, en lugar de tener que pedirte que les envíes todo. También garantiza el cumplimiento tributario, lo que puede brindarle tranquilidad si le preocupa hacer todo correctamente y saber qué registros mantener.
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P: ¿Cuáles son las desventajas de utilizar este sistema?
R: El sistema es básico y realmente sólo está diseñado para profesionales que no tienen un alto nivel de facturas. Si tiene un gran negocio o su negocio comienza a crecer rápidamente, los expertos en software realmente no recomiendan usarlo. También significa que sus facturas y registros no se pueden modificar, por lo que si comete un error, puede ser más difícil de corregir. Sin embargo, para la Agencia Tributaria significa total transparencia y garantiza que no se está haciendo nada malo. Aunque esto tiene sus desventajas, es necesario utilizar un sistema homologado.
P: ¿Qué puedo usar en su lugar?
R: Hay varios programas aprobados por Verifactu que pueden manejar una mayor cantidad de facturas y un modelo de negocio más complejo. Estos incluyen: Quipu, Billin, Taclia, Holded y Factusol, entre otros. Como habrás adivinado, cobran por sus servicios de facturación de software, pero te harán la vida más fácil.
P: Principalmente facturo a clientes en el extranjero. ¿Cómo funcionará esto con el sistema Verifactu?
R: Según varios despachos de abogados, aunque tengas clientes en el extranjero, estás obligado a utilizar el sistema Verifactu porque vives en España y estás registrado aquí. Significa que su sistema de facturación debe ser compatible con Verifactu, incluso para clientes internacionales. Desafortunadamente, esto puede resultar complicado para muchos autónomos o propietarios de empresas extranjeros, especialmente si la empresa a la que factura ya tiene su propio sistema. Puede resultar complicado conseguir que cambien solo por ti o que acepten un tipo de factura diferente a los que están acostumbrados. Es posible que tengas que comunicarte con ellos con anticipación para informarles que habrá un cambio en la forma de facturar a partir del próximo año y ver qué puedes resolver.
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P: ¿Qué pasa si me pagan en una moneda distinta al euro? ¿Verifactu seguirá funcionando?
R: Sí. A los profesionales de impuestos se les ha dicho que el sistema convierte automáticamente todos los importes a euros utilizando el tipo de cambio oficial de ese día. Para muchos profesionales autónomos, esto también puede resultar difícil, porque a menudo no recibirán el dinero hasta unas semanas o incluso un mes más tarde. Durante este tiempo, el tipo de cambio habrá cambiado y en realidad no recibirás el monto exacto registrado en la factura. Aun así, esto no es tan diferente de lo que se supone que debes hacer ahora. Sus gestores les dicen a muchas personas que informen el monto utilizando el tipo de cambio del día de la creación de la factura, independientemente del monto que realmente reciban.
P: ¿Qué pasa si no uso Verifactu?
R: Después de que sea obligatorio el próximo año, deberás utilizar el sistema u otros aprobados por la Agencia Tributaria española o enfrentarte a sanciones. Para las empresas y los autónomos, estas podrían suponer multas de hasta 50.000 euros al año por utilizar software no certificado. Tampoco podrás emitir facturas legalmente válidas y tus clientes tampoco podrán deducir tus facturas.