La tecnología legal no es sólo una preocupación legal: es un imperativo empresarial para las organizaciones y los líderes empresariales modernos. Invertir en tecnología legal ahorra tiempo, hace que las empresas sean más productivas y, lo que es más importante, produce resultados positivos para la estrategia y las operaciones comerciales. Escrito por Heather Kidd

El espacio de trabajo legal especialmente diseñado de LawVu es confiable (certificado ISO27001, SOC 1 y SOC 2 y GDPR, CCPA e HIPAA), confiable y fácil de usar, como lo demuestran sus altos índices de adopción y satisfacción del cliente. Los equipos legales corporativos de una amplia gama de industrias en todo el mundo dan fe de las formas en que LawVu les ha ayudado a crear mejores procesos, lo que a su vez les ha ayudado a construir conexiones más sólidas con sus organizaciones y a ofrecer mejores resultados comerciales.

En este artículo, analizamos tres equipos legales internos de diferentes industrias, ubicaciones y tamaños que han adoptado el espacio de trabajo legal de LawVu. Para cada uno de estos equipos legales, LawVu se ha convertido en la columna vertebral de una cultura más eficiente basada en datos y ha ayudado a mejorar y solidificar su impacto en sus organizaciones en general.

ESTUDIO DE CASO 1: COOPERATIVO

Industria: Alimentos, bebidas y finanzas-Ubicación: Manchester, Reino Unido.Tamaño del equipo legal: más de 50 personas

Elegir un socio tecnológico legal alineado con los valores de su empresaque se centra en «cooperar por un mundo más justo», fue clave para la búsqueda de Co-op. Antes de seleccionar LawVu, el equipo legal interno había utilizado software legal diseñado para la práctica del derecho privado. No era adecuado para su propósito y no satisfacía las necesidades únicas del equipo o del negocio en general. Tampoco capturó ni reveló los datos que el equipo necesitaba para operar de manera eficiente y mostrar su valor a la organización en general.

Andrew Hay, Jefe de Operaciones Legales y Secretaría de Co-op, inicialmente se sintió atraído por LawVu porque está diseñado específicamente para equipos legales internos. “LawVu trabaja escuchando a los clientes, entendiendo sus necesidades y buscando soluciones y resoluciones. El equipo es flexible, receptivo y tiene una excelente comunicación, lo que permite que las cosas se hagan rápidamente.«

Porque el producto LawVu es sencillo, intuitivo y fácil de usarhubo una tasa de adopción más alta dentro del equipo legal interno de Co-op que con su software anterior. “Todos los miembros del equipo legal de Co-op ahora utilizan LawVu. Tengo un registro mucho más sólido de lo que está sucediendo y LawVu ha reducido nuestra exposición por no tener los asuntos completos.”, dijo Hay.

El uso de LawVu para capturar todos los asuntos del equipo mejora las capacidades de generación de informes y muestra datos útiles, lo que permite una asignación de recursos más precisa y eficiente en todo el equipo y garantiza que se tomen decisiones más impactantes.

El uso de paneles e informes listos para usar también brinda una mejor imagen del trabajo que se envía a los abogados externos. Anteriormente, era un desafío estimar las fechas de finalización de un asunto, cuánto tiempo las empresas asociadas habían estado trabajando en él o qué avances se habían logrado. Dados los costos que implica contratar asesoría legal externa, este tipo de visibilidad es ahora una ventaja significativa para la empresa en general.

Al trabajar con el espacio de trabajo legal de LawVu, también es posible que el equipo de Co-op se centre en el futuro. No se trata sólo de integrar el uso del espacio de trabajo en el flujo de trabajo diario del equipo legal y del negocio en general, sino también de utilizar los datos para mirar hacia el futuro.

ESTUDIO DE CASO 2: Buscador de propiedades

Industria: Bienes Raíces-Ubicación: Dubai, EAU-Tamaño del equipo legal: 5

El problema que puso a Property Finder en el mercado de la tecnología legal fue su rápida trayectoria de crecimiento. Al equipo legal inicial de dos personas se le asignó la tarea de gestionar a más de 300 personas en múltiples ubicaciones. Rápidamente se hizo evidente que confiar en toques de hombro informales y correos electrónicos era una forma ineficiente de trabajar, y existía el riesgo de que tareas críticas pasaran desapercibidas.

El abogado general Zaid Gardner contrató a la gerente de operaciones legales, Charmaine Shyu, para encontrar una manera para el equipo legal. Ser más efectivos, más centrados en el trabajo estratégico de alto valor y más capaces de servir al negocio en general.. La investigación de Shyu la llevó a LawVu, cuyo enfoque de espacio de trabajo para gestionar operaciones legales (una solución única que incorpora la admisión, la gestión del flujo de trabajo y la información y los informes) capturó su interés.

LawVu está diseñado para equipos legales internos con una interfaz fácil de usar. Ofrece a la empresa en general una buena experiencia de usuario a través de una puerta de entrada legal, lo que significa que es más probable que la utilicen.”, explicó.

El resultado clave de consolidar la admisión y los flujos de trabajo en el sistema LawVu es que reúne datos y facilita información valiosa e informes para ayudar al equipo legal a demostrar su impacto en el negocio en general. “Las métricas le permiten administrar su departamento legal como una empresa. Se trata de identificar sus ineficiencias, encontrar sus cuellos de botella y pensar en cómo aportar valor a la organización de una manera que la empresa aprecie y comprenda. Las métricas también proporcionan información basada en datos: pueden reemplazar esa emoción visceral. Puede estar seguro de que todos los conocimientos que tiene son procesables, mensurables y claros.”, dijo Shyu.

¿Qué sigue? El equipo legal está comprometido a optimizar LawVu en todos los departamentos, asegurando que todas las áreas del negocio puedan beneficiarse de procesos optimizados y una visibilidad mejorada. Su atención se centrará en tres proyectos principales, incluida la automatización y el autoservicio de los diferentes tipos de contratos que llegan a través del departamento, refinando las métricas que están rastreando y utilizando la API LawVu para integrarse con los sistemas de otros equipos para respaldar el tira y afloja de datos e información.

Para Gardner, la tecnología es obligatoria para que cualquier equipo legal interno moderno prospere. “Estoy increíblemente orgulloso de mi equipo. Ahora somos uno de los equipos más populares en el negocio y creo que no se trata sólo de lo que hacemos, sino de cómo lo hacemos. La tecnología lo permite”.

ESTUDIO DE CASO 3: EMAPTA

Industria: Servicios profesionales-Ubicación: Filipinas y Australia-Tamaño del equipo legal: 20

Antes de incorporar LawVu, la variada función legal de Emapta operaba a partir de una combinación de documentos, correo electrónico y hojas de cálculo, y no podía mantener una estructura de archivos coherente. El catalizador del cambio fue cuando la empresa decidió reunir las disciplinas de gobernanza, riesgo, migración y servicios empresariales bajo un solo departamento jurídico interno.

Esto nos impulsó a analizar cómo podríamos implementar un sistema que pudiéramos usar en todas las disciplinas y que luego pudiéramos implementar en el negocio.”, dijo Ben van de Beld, director jurídico y de operaciones.

El objetivo era introducir un sistema que proporcionara una buena experiencia de usuario para usuarios legales y comerciales y poder automatizar trabajos de gran volumen y bajo valor.. Gestionar el cambio fue fundamental para el éxito de este proyecto: el objetivo no era solo mejorar la eficiencia del equipo legal, sino que era igualmente importante mejorar su impacto en el negocio en general.

Gestión de contratos, gestión de asuntos, admisión, automatización de documentos y flujo de trabajo fueron los requisitos clave que identificamos, lo que significó que encontramos el espacio de trabajo legal de LawVu en el mercado.”, dijo van de Beld. Gestionar asuntos y contratos en un solo sistema siempre fue una prioridad para este equipo legal. “Los contratos y los asuntos se gestionan mejor juntos, y el espacio de trabajo legal de LawVu nos brinda la plataforma para hacerlo.”

Un beneficio adicional para Emapta de gestionar todo su trabajo legal en un solo sistema es que tiene Equipo creado y continuidad del negocio. – y todos los datos del equipo también se capturan y almacenan dentro del sistema. “Ahora podemos ver el volumen que ingresa al departamento. Estamos operando de manera mucho más eficiente con la capacidad de generar informes en cuestión de segundos, lo que nos permite rastrear el crecimiento en diferentes geografías en tiempo real y alinearnos con la estrategia general de la empresa.«

El siguiente objetivo del equipo es seguir Mejorar su contrato y funcionalidad de autoservicio mediante el uso de IA. en el espacio de trabajo legal de LawVu. Esto acelerará significativamente la finalización del contrato, dada la capacidad de esta función para comparar cláusulas rápidamente y al mismo tiempo reducir la cantidad de formularios de admisión requeridos por la empresa.

Legal es una función empresarial crítica que, al igual que sus pares en ventas, marketing, finanzas y recursos humanos, se beneficia de la tecnología que acelera su productividad y se integra con el resto del negocio. La tecnología legal ayuda a los abogados internos a crear una relación sinérgica en un mundo cada vez más complejo y acelerado, creando un conjunto de datos críticos que les permite analizar, planificar y mostrar el valor de la función legal.

La implementación exitosa de tecnología legal dedicada y fácil de usar, como el espacio de trabajo legal LawVu, está generando resultados positivos para los equipos legales y sus organizaciones. Los clientes de LawVu informan, en promedio, un ahorro de más de 120 minutos por miembro del equipo por semana en trabajo administrativo, y el tiempo de respuesta de los contratos es un 45 por ciento más rápido (y más eficiente). Estos ahorros de tiempo y aumentos de eficiencia suman un retorno de la inversión de más del 300 por ciento para un cliente promedio de LawVu y le devuelven un tiempo valioso al equipo legal para concentrarse en un trabajo más estratégico.

Con estadísticas e historias como estas, es evidente que seleccionar la tecnología legal adecuada es un valor agregado genuino para los equipos legales de todas las formas y tamaños. Los beneficios que ofrece la tecnología jurídica dedicada son cada vez más reconocidos por los líderes jurídicos con visión de futuro y sus socios de la alta dirección. Elegir un software que satisfaga las necesidades combinadas del sector jurídico y de la organización se está convirtiendo en algo imprescindible en lugar de algo agradable de tener.

Por automata