Ya sea que esté llamando a un amigo, programando una cita o respondiendo llamadas como parte de su trabajo, ser amigable y respetuoso es simplemente buenos modales.
Bizik, líder en contestar telefono y soluciones de servicio al cliente, tiene años de experiencia en el manejo de millones de llamadas telefónicas, lo que lo convierte en un experto en brindar un servicio de alta calidad.
Es por eso que están aquí para compartir su guía completa sobre la etiqueta telefónica británica moderna, para ayudar a las personas y las empresas a dejar una impresión positiva y duradera.
1. Responda con prontitud y cortesía
Las primeras impresiones se producen rápidamente y responder una llamada con prontitud genera un tono positivo. Es su primera oportunidad de demostrar respeto por el tiempo de la persona que llama, por lo que debe tratar de responder dentro de los tres timbres para evitar dejarla esperando.
Además, salude calurosamente a la persona que llama e identifíquese usted mismo o el nombre de la empresa.
YouGov llevó a cabo una encuesta de 2.000 adultos británicos en 2024 para explorar lo que la gente considera aceptable e inaceptable durante las llamadas telefónicas de voz. Como era de esperar, el 76% dijo que responder o finalizar una llamada sin saludar era inaceptable.
¡Así que no descuides la importancia de empezar con el pie derecho!
2. Evite realizar múltiples tareas durante la llamada
Dividir su atención puede provocar errores, malentendidos y una conversación generalmente incómoda y desequilibrada. Prestar toda su atención a cada persona que llama garantiza una comunicación clara y una interacción respetuosa.
Silencia cualquier posible distracción, como notificaciones o ruido de fondo, y abstente de comer, escribir o realizar otras tareas mientras hablas por teléfono.
Casi todos los encuestados (92%) de la encuesta de YouGov estuvieron de acuerdo en que comer o masticar en voz alta durante las llamadas es un comportamiento inaceptable, y el 86% dijo que cambiar el enfoque de la llamada a interactuar con alguien cercano sin informar a la otra persona en la línea era inaceptable.
Por lo tanto, asegúrese de que la persona con la que está hablando sepa que está completamente involucrado para evitar ofenderla.
3. Practica la escucha activa
La escucha activa asegura a las personas que llaman que usted comprende sus necesidades, fortaleciendo su conexión humana. También puede reducir la necesidad de repetir explicaciones, haciendo que la llamada sea más eficiente para ambas partes.
Utilice gestos verbales, como “Ya veo” o “Entiendo”, para indicar que está siguiendo la conversación y repita resúmenes de los puntos principales de la persona que llama para confirmar que comprende. Por ejemplo, “Solo para aclarar, le gustaría recibir ayuda con…” Y, sobre todo, evite interrumpir a la persona que llama a mitad de la frase.
4. Sea conciso y claro
Las personas aprecian una comunicación clara y eficiente, especialmente cuando llaman a una empresa o abordan un problema con un equipo de servicio al cliente.
Ser conciso garantiza que la información sea fácil de entender, lo que reduce la posible frustración de la persona que llama. Por lo tanto, planifique lo que quiere decir antes de hablar para evitar divagar.
Cuando explique información compleja, divídala en pasos simples. Evite la jerga o el lenguaje demasiado técnico; Mantenga las explicaciones claras y directas.
5. Mantenga un tono positivo y profesional.
El tono puede hacer o deshacer una conversación. Incluso si la persona que llama no puede verte, interpretará lo que estás diciendo y cómo lo dices para crear una imagen de quién eres en su cabeza. Podrás comunicarte de la mejor manera posible manteniendo un tono cálido y amigable. Si habla en nombre de una empresa, trate de mantener un nivel de formalidad para indicar que es capaz y profesional.
Un buen consejo es sonreír mientras habla. Esto naturalmente elevará tu tono, haciéndote sonar más acogedor. Además, evite las prisas. Hable lenta y constantemente para indicar que está tranquilo, especialmente cuando se trata de temas complejos o frustrantes.
Lo más importante es ser empático. Ajuste su idioma al estado de ánimo de la persona que llama. Si parece estresado o molesto, mantenga un tono tranquilo y de apoyo para aliviar la situación.
6. Finalice la llamada con una nota positiva.
El final de una llamada deja una buena impresión duradera. Agradezca a la persona que llama por su tiempo, por ejemplo, “Gracias por llamar, fue un placer hablar con usted hoy”.
Hágales saber que pueden comunicarse nuevamente para obtener más ayuda y que usted estará disponible cuando la necesiten. También puede ofrecer hacer un seguimiento si hay algún problema en curso y acordar un plazo para que puedan esperar recibir noticias suyas.
Adopte los modales telefónicos modernos con Bizik
Incorporar estos modales educados en tu forma de hablar con la gente por teléfono te ayudará a convertirte en un comunicador cálido y empático que se preocupa por el tiempo de las personas.
Estas pautas de etiqueta telefónica también pueden ayudar a los equipos de servicio al cliente a garantizar que cada llamada refleje el compromiso de su marca con la calidad, la atención y el profesionalismo.
En Bizikdominar los modales telefónicos es crucial para brindar su famoso y excepcional servicio de atención al cliente por teléfono. Al centrarse en interacciones rápidas, respetuosas y empáticas, Bizik ofrece a las empresas una solución para dejar una impresión positiva en cada persona que llama, reforzando la lealtad y la confianza.
Si es propietario de un negocio o forma parte de un equipo de servicio al cliente, póngase en contacto para iniciar una prueba gratuita de siete días.