Las tecnologías de Inteligencia Artificial (IA) están abarrotando los ciclos noticiosos y las conversaciones globales en todas las industrias, de una manera que recuerda al lanzamiento de la World Wide Web en la década de 1990. La introducción de una nueva tecnología generativa que se puede utilizar en casi todas las industrias y negocios ha despertado un interés sin precedentes entre los líderes de TI y la alta dirección.Por Craig Hendry (en la foto), director de Efficio
Para la función de adquisiciones en particular, la IA promete impulsar la eficiencia y mejorar la productividad en varias áreas al realizar más tareas administrativas, lo que permitirá a los profesionales de adquisiciones centrarse en prioridades estratégicas. A medida que comenzamos a entrar en una nueva era de compras empresariales inteligentes, los altos directivos buscan formas de mejorar su destreza operativa y, al mismo tiempo, ahorrar costes. La integración de la IA en las estrategias de gestión es un importante paso adelante en los enfoques de reducción de ingresos y costos: casi la mitad de los altos directivos coinciden en que la IA tendrá un impacto en sus resultados en 2024 y el 56 % prioriza los casos de uso que impactan inmediatamente en los ingresos o los costos..
Por otro lado, quedan preguntas importantes sobre cómo funcionará esta tecnología en la realidad y si se puede confiar en su precisión y ética para tomar decisiones impactantes. Los departamentos de adquisiciones también deben revisar sus sistemas de TI actuales y los datos que contienen para garantizar que estén preparados para dichas herramientas. La IA no es una varita mágica; Para obtener beneficios significativos, se necesita un cierto nivel de mantenimiento de TI antes de la implementación.
Los casos de uso de la IA en las adquisiciones
A pesar de las exageraciones, aún no se han determinado casos de uso y oportunidades específicos de la IA en muchas empresas e industrias diferentes. Sin embargo, para las adquisiciones, las oportunidades de valor agregado para los modelos de IA ya están surgiendo a lo largo de todo el ciclo de vida. Estamos siendo testigos de una ola inicial de automatización, incluida la racionalización de tareas como la generación de documentos y el análisis de datos, lo que conduce a una mayor precisión, una mayor eficiencia y una reducción de los costos operativos.
Tomemos como ejemplo la búsqueda de proveedores. Las plataformas de descubrimiento de proveedores impulsadas por IA combinan las necesidades de adquisiciones con una amplia base de datos de proveedores. A partir de ahí, la IA puede sugerir proveedores potenciales basándose en interacciones pasadas y métricas de desempeño. La IA también puede realizar una evaluación dinámica de proveedores, analizándolos en función de varios parámetros, incluidos los tiempos de entrega, la calidad, los precios y la satisfacción del cliente. La IA acelera y aumenta la frecuencia de las búsquedas de proveedores, haciendo recomendaciones continuas sobre nuevos proveedores potenciales, además de mejorar la calidad de las selecciones de proveedores aprovechando los datos de manera efectiva.
Los líderes de adquisiciones también pueden utilizar modelos de inteligencia artificial para acelerar la creación, distribución y análisis de documentos, incluidas solicitudes de propuestas (RFP), solicitudes de cotización (RFQ) y solicitudes de información (RFI), acelerando y mejorando así la precisión del abastecimiento y proceso de comparación.
Más allá de aumentar la eficiencia, esto habla de una gran preocupación para los líderes de adquisiciones: atraer y retener el talento adecuado, en un momento en que muchas empresas notan problemas de capacidad dentro de sus equipos. Las organizaciones no tienen suficiente gente o sus equipos existentes no tienen las habilidades adecuadas para mejorar las adquisiciones. Los sistemas habilitados para IA pueden ser vitales en esta situación al permitir que los equipos monitoreen continuamente el desempeño de los contratos, los KPI, los plazos, los entregables y las métricas de cumplimiento. La IA podría liberar a los profesionales de adquisiciones de responsabilidades repetitivas, permitiéndoles centrarse en tareas de alto valor, como la planificación estratégica y la resolución creativa de problemas. A medida que las integraciones de la IA y los modelos de lenguaje grande (LLM) se extiendan más allá de la automatización de tareas y brinden información sobre las tendencias del mercado, el desempeño de los proveedores y las evaluaciones de riesgos, esto permitirá a Adquisiciones tomar decisiones rápidas basadas en datos, lo que permitirá un cambio hacia un rol que enfatice la inteligencia emocional. toma de decisiones matizada y gestión de relaciones. Esta transición será un factor clave para atraer y retener el talento adecuado en el equipo.
El Los casos de uso de la IA en el ámbito de las adquisiciones son evidentes, pero la tecnología y los datos sólo pueden llevarle hasta cierto punto. Los elementos humanos para construir y mantener relaciones con los proveedores y de manera transversal dentro del negocio seguirán siendo cruciales. Por lo tanto, las adquisiciones deberían centrarse en el uso de la IA como aliado para facilitar mejores resultados con los proveedores y navegar en negociaciones complejas, con la inteligencia emocional humana como principal impulsor. En última instancia, los mejores resultados se obtendrán mediante una combinación de inteligencia humana y artificial y, como ocurre con cualquier transformación, es necesario implementar los procedimientos y la capacitación adecuados para que esto suceda.
Las barreras para la integración de la IA
Pero las nuevas tecnologías siempre plantean preguntas, temores y conceptos erróneos, y la IA no es diferente. ¿Podemos confiar en el proceso? ¿Un producto seguirá el protocolo, las regulaciones y las prácticas éticas adecuadas? Actualmente, sólo el 39% de las personas están dispuestas a confiar en los sistemas de IA; sin embargo, es necesario generar confianza antes de que podamos aprovechar las recomendaciones impulsadas por la IA.
Un error común sobre la IA es que esta tecnología reemplazará a los humanos y el trabajo que realizan. Sin embargo, en lugar de reemplazar, la IA aumentará las capacidades de los equipos de adquisiciones e incluso se espera que cree 133 millones de nuevos puestos de trabajo para 2030..
Sin embargo, cuando se trata de utilizar el poder de la IA, los líderes de adquisiciones deben ser conscientes de los posibles sesgos e imprecisiones que pueden estar presentes en los modelos de IA y cómo esto puede influir en la toma de decisiones y las recomendaciones. Los datos incompletos, inconsistentes o de mala calidad pueden limitar la efectividad de la IA, lo que podría llevar a selecciones sesgadas de proveedores, juicios erróneos de las tendencias del mercado o predicciones incorrectas sobre el desempeño de los proveedores. Las decisiones de adquisiciones impulsadas por la IA inexactas o sesgadas también pueden tener implicaciones éticas, afectando las relaciones con los proveedores, la equidad y la confianza dentro del ecosistema de la cadena de suministro. Garantizar el cumplimiento ético y normativo (por ejemplo, la Ley de IA de la UE)) el uso de la IA en las adquisiciones, especialmente para la privacidad de los datos y las relaciones con los proveedores, es un desafío que los líderes empresariales deben afrontar con cuidado al implementar la IA en sus organizaciones. Para minimizar los riesgos organizacionales, las empresas deben evaluar críticamente las soluciones de IA durante el proceso de selección y establecer revisiones periódicas para garantizar una alineación continua con las prácticas estándar de la industria.
Allanando el camino para el éxito de la IA en las adquisiciones
Para que los líderes de adquisiciones implementen y desplieguen eficazmente la IA, sus equipos deben tener la casa en orden antes de la implementación. Esto podría implicar garantizar procesos sólidos de validación y limpieza de datos para minimizar sesgos e inexactitudes en los datos que se utilizan para complementar y entrenar los modelos de IA. Los modelos de IA funcionarán mejor si los procesos internos de la empresa están configurados para que el sistema rastree, analice y proporcione información automáticamente de forma autónoma.
En el mundo de las adquisiciones, donde la eficiencia, la optimización de costos y la toma de decisiones estratégicas son primordiales, la IA promete cambiar las reglas del juego. Las capacidades avanzadas podrían hacer que la IA mejore negociaciones complejas, prediga tendencias del mercado y contribuya a iniciativas de sostenibilidad. Guiado por conocimientos impulsados por la IA, es probable que el rol del profesional de adquisiciones se vuelva menos reactivo y más estratégico, pero para que esto suceda, los equipos de adquisiciones deben comenzar con el pie derecho y contar con la configuración y los procesos adecuados.
Entonces, la pregunta es… ¿estamos preparados y somos capaces de impulsar las adquisiciones a nuevos territorios a través de la sinergia de la inteligencia humana y la destreza de la IA? Comprar mejor está más cerca de lo que pensamos: es probable que el impacto de la IA sea enorme y, si se adopta y se implementa correctamente, las adquisiciones podrían ser el núcleo del mismo.