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especialista en desarrollo social Ildiko Almasi Simsic destaca cómo garantizar que su empresa tenga los sistemas de gestión ambiental y social para detectar, identificar y gestionar los riesgos operativos.

El mercado de normas, legislación y códigos ambientales y sociales ofrece miles de opciones a seguir para las empresas. El desafío sigue siendo incorporar las reglas en procesos claramente definidos que se relacionen con las operaciones centrales del negocio. Los sistemas de gestión incluyen las políticas, procedimientos y planes de la empresa para identificar, evaluar y gestionar los riesgos ambientales y sociales relacionados con las operaciones. En general, cuando hablamos de SGAS (Sistema de Gestión Ambiental y Social) estamos hablando de varios aspectos de la organización, incluidos los sistemas de gestión de calidad, los sistemas de gestión ambiental, los sistemas de gestión de seguridad y salud, la detección y gestión de riesgos, los sistemas de gestión social, la gestión del conocimiento. y sistemas de gestión documental. Podría haber otros planes y procedimientos específicos de la industria.

Es importante enfatizar que el SGAS debe ser más que una simple colección de documentos, debe ser el manual por el cual se rigen nuestras operaciones siguiendo los principios de detección y mitigación de riesgos. El SGAS general puede tener otros planes y políticas subyacentes que vayan más allá de la mitigación de riesgos y aborden la creación proactiva de impacto positivo a través del desarrollo comunitario, por ejemplo.

  • ¿Sigue usted normas voluntarias como las normas ISO que cubren la gestión ambiental, de calidad, social o de salud y seguridad?
  • ¿Están auditados por terceros para otras certificaciones relacionadas con la gestión de riesgos e impactos ambientales y sociales?

¿Dónde empezar?

Quizás se pregunte por dónde empezar y si su conjunto de documentos existente es suficiente para constituir su SGAS. Para proyectos nuevos, los riesgos ambientales y sociales generalmente se identifican durante las evaluaciones de impacto ambiental y social, mientras que para las instalaciones operativas podemos combinar la evaluación de impacto con la evaluación de riesgos para identificar áreas clave que deben abordarse. Una vez que comprendamos nuestro proyecto o los riesgos ambientales y sociales operativos, podemos comenzar a desarrollar los sistemas de gestión.

Mi observación es que los clientes generalmente se sienten abrumados con la tarea de redactar y recopilar todos los documentos necesarios para un buen SGAS. La cuestión de la capacidad (tanto el número de personas como los conocimientos especializados) es probablemente el primer obstáculo. En mi línea de trabajo hay un Gerente Ambiental y Social que asume la responsabilidad de hacerse cargo del SGAS, pero dependiendo del tamaño y estructura de la empresa puede ser otra persona.

El SGAS no solo aborda políticas y planes de gestión, sino también la capacidad requerida para la implementación y el manual del SGAS generalmente tiene roles y responsabilidades bien definidas. Aquí hay algunas preguntas para hacer:

  • ¿Su empresa cuenta con un manual operativo que cubra la identificación y gestión de riesgos ambientales y sociales?
  • ¿Este manual define los roles responsables de la implementación de las diferentes políticas, procesos y planes de gestión?
  • ¿Tiene políticas, procesos y planes de gestión para todos los riesgos e impactos ambientales y sociales identificados para sus operaciones?

Los buenos sistemas de gestión generalmente son abrumadores para la mayoría de mis clientes porque requieren un sistema elaborado y ampliamente documentado que cubra los temas de gestión y monitoreo ambiental, gestión laboral y de las condiciones laborales, gestión de contratistas y proveedores, salud y seguridad ocupacional, salud y seguridad de la comunidad, eficiencia de recursos, biodiversidad, participación de las partes interesadas y gestión de quejas (tanto quejas externas como de la fuerza laboral).

Para añadir una capa extra de complejidad, la mayoría de estos temas son gestionados por diferentes departamentos dentro de la empresa. RR.HH. puede ser responsable del trabajo y las condiciones laborales, pero es el equipo de adquisiciones el que se ocupa de la selección y gestión de contratistas y proveedores. La coordinación entre los equipos es esencial para garantizar que todos nuestros compromisos se estén implementando. Nuevamente, es importante hacer ciertas preguntas, como:

  • ¿Mis planes de gestión se comunican claramente a los departamentos responsables de implementarlos y actualizarlos?
  • ¿Existe comunicación entre los departamentos de implementación, especialmente para cuestiones que requieren cooperación interdepartamental (los derechos humanos pueden estar dentro de sus equipos de ESG, pero la implementación se realiza a través de RR.HH. (laboral) y adquisiciones (gestión de la cadena de suministro)?

Verificar y volver a verificar

El SGAS podría incluir permisos operativos que tengan fechas de vencimiento, control de versiones de planes operativos, planes de acciones correctivas y actividades relacionadas con auditorías o inspecciones laborales. Incluye todos los formularios, plantillas y registros que se requieren para sus operaciones. Incluso si trabaja en una oficina, debe tener registros de empleo, registros de nómina, registros de horas extras, archivos de auditoría de proveedores, registro de quejas de los empleados, registros de simulacros de emergencia, cronogramas de inspecciones de seguridad contra incendios y de vida, etc. El argumento que escucho a menudo de los clientes es que tiene sentido común tener estos documentos y no sienten la necesidad de gastar tiempo (y dinero) para organizar los distintos documentos. El otro problema común es la falta de procedimientos definidos por escrito. Por ejemplo, es posible que sepa qué hacer en caso de que se produzca un incendio en su oficina, pero el proceso no se describe en un manual operativo. Por lo tanto, es necesario considerar lo siguiente:

  • ¿Tiene un documento centralizado que incluye todos sus permisos operativos, catálogo de registros, formularios?
  • ¿Mantiene registros de auditorías e inspecciones, incluidas las acciones correctivas y las próximas actividades?
  • Si subcontrata alguna de estas actividades, ¿qué tan consciente está de las actividades de sus subcontratistas?

El SGAS debe incluir planes de seguimiento y presentación de informes con indicadores claros para cada uno de sus temas. No es raro realizar inspecciones y controles semanales o mensuales de salud y seguridad, por ejemplo, pero los informes generalmente son semestrales o anuales. Si bien algunos informes se divulgan públicamente, especialmente aquellos que se relacionan con informes ESG o de sostenibilidad, otros siguen siendo internos de su empresa. Los informes deben seguir la plantilla que se incluye en el SGAS y proporcionar contexto suficiente para que el lector evalúe la implementación de los planes de gestión. Esto suele faltar en los informes que recibo de los clientes. El propósito del monitoreo de la implementación del SGAS no es solo demostrar cómo las actividades siguen las políticas y procesos prescritos, sino también resaltar cualquier riesgo o impacto nuevo que pueda haberse observado en el período del informe.

El elemento crítico es cómo se abordaron las brechas o acciones correctivas y si el plan de gestión se actualizó para reflejar esto. Por lo tanto, deberá tener en cuenta lo siguiente:

  • ¿Cuántos informes anuales prepara? ¿Son estos sólo para divulgación pública o tienen informes internos?
  • ¿Registra acciones correctivas o nuevos riesgos identificados?
  • ¿Incluye evidencia sobre la implementación de su SGAS? Por ejemplo, registro de quejas y análisis de quejas con resolución, estadísticas de incidentes y accidentes de SST con análisis de causa raíz, estadísticas sobre simulacros de emergencia, inspecciones de seguridad humana y contra incendios.

Debe reconocerse que la legislación nacional y a nivel de la UE cubre en gran medida los requisitos mínimos para muchos de los riesgos e impactos ambientales y sociales operativos. Los temas sociales relacionados con los derechos humanos, los impactos comunitarios, la salud y la seguridad de la comunidad permanecen en gran medida libres de esta gobernanza. Las mejores prácticas internacionales en gestión de riesgos sociales proporcionan estándares y procesos voluntarios para capturar dichos riesgos y abordarlos mediante la creación de planes de gestión adecuados.

Por ejemplo, si su empresa está desarrollando proyectos renovables, le recomendaría que desarrolle un marco de gestión a nivel corporativo para la adquisición de tierras, el desplazamiento físico y económico y los impactos en los medios de vida. Si cree que tiene bajo control los aspectos de mitigación de riesgos, es posible que desee investigar formas de invertir proactivamente en la comunidad con el objetivo de proporcionar beneficios de desarrollo. Esto podría ser en el marco de un plan de inversión comunitaria pero también como parte de sus iniciativas de responsabilidad social corporativa.

En cualquier caso, el proceso debe definirse por escrito y debe formar parte de su SGAS general. La participación de las partes interesadas y la divulgación de información es el otro aspecto, que a menudo se malinterpreta. Las mejores prácticas internacionales requieren un diálogo bidireccional continuo con sus comunidades, especialmente si sus operaciones tienen un impacto significativo en su bienestar (manufactura, industria, petróleo y gas, minería, agricultura). Debe revelar los riesgos ambientales y sociales operativos y explicar los procesos que implementó para mitigarlos. Esto debería ir acompañado de un mecanismo de quejas donde pueda registrar comentarios, preguntas y quejas de los miembros de su comunidad. Es importante diferenciar a los clientes de las comunidades afectadas directamente por sus operaciones.

  • ¿Qué planes de gestión bajo su SGAS son requisitos legales y cuáles son estándares voluntarios? ¿Dentro de sus planes de gestión, cuáles son los estándares mínimos legalmente requeridos y cuáles son los esfuerzos adicionales?
  • ¿Está familiarizado con las mejores prácticas internacionales en materia de participación de las partes interesadas y divulgación de información? ¿Está implementando los principios del diálogo bidireccional continuo con sus comunidades afectadas?
  • ¿Tiene un mecanismo de quejas? ¿Revela su existencia y registra los comentarios sistemáticamente en el registro de quejas?

busca buen consejo

Si tiene dudas sobre la calidad y adecuación de su SGAS, le sugiero que busque ayuda profesional de profesionales del desempeño ambiental y social. Utilizan una lista de verificación detallada con preguntas para comprender sus riesgos ambientales y sociales operativos, la detección y evaluación de riesgos y la adecuación de los planes de gestión existentes. Pueden ayudar a abordar cualquier brecha dentro de los planes de gestión existentes, así como a diseñar nuevos planes para garantizar el cumplimiento de los estándares necesarios.

Sobre el Autor
Ildiko Almasi Simsic es especialista en desarrollo social y autor de ‘¿Qué es un impacto social?’ Ahora disponible en edición de bolsillo.