Las empresas a menudo tienen dificultades para incorporar nuevos miembros al equipo a gran escala. Los equipos de recursos humanos (RRHH) dedican tiempo a tareas manuales que retrasan la productividad, como procesar documentos y responder preguntas repetidas sobre beneficios y políticas. Para las organizaciones con muchas contrataciones nuevas, estos pasos hacen que sea más difícil mantener la incorporación consistente y conforme. Las organizaciones pierden cantidades sustanciales de tiempo por día por cada nuevo empleado durante la incorporación, y los nuevos empleados generalmente alcanzan solo una fracción de su productividad potencial en el primer mes. Amazon Quick es un servicio agente totalmente administrado. Con él, los departamentos de recursos humanos pueden crear agentes de incorporación sin código que respondan preguntas de los nuevos empleados, realicen un seguimiento del cumplimiento en las herramientas existentes y borre los tickets automáticamente para que los nuevos empleados puedan avanzar más rápido con menos trabajo manual.
En esta publicación, explicamos cómo crear un agente de incorporación de recursos humanos personalizado con Quick. Mostramos cómo configurar un agente que comprenda los procesos de su organización, se conecte a sus sistemas de recursos humanos y automatice tareas comunes, como responder preguntas de nuevos empleados y realizar un seguimiento de la finalización de documentos. Puede adaptar esta solución a su flujo de trabajo de incorporación para que los nuevos empleados obtengan respuestas consistentes y los equipos de recursos humanos recuperen el tiempo que antes dedicaban a consultas de rutina.
Componentes clave de Amazon Quick
Quick transforma la incorporación de empleados de documentos dispersos y procesos manuales en una experiencia inteligente y conectada a través de los siguientes componentes integrados:
Bases de conocimiento: contenido indexado de fuentes externas como SharePoint, OneDrive y Confluence, así como contenido interno que incluye sitios web internos, carga de archivos y depósitos de Amazon Simple Storage Service (Amazon S3). Una base de conocimientos sirve como un único repositorio de búsqueda, por lo que los nuevos empleados obtienen respuestas completas de múltiples fuentes en lugar de buscar en archivos desconectados. Acciones (conectores de acción): integraciones seguras y con reconocimiento de permisos que permiten a los agentes de IA tomar medidas reales en escenarios de incorporación de recursos humanos: crear solicitudes de equipos de TI de ServiceNow, enviar mensajes de bienvenida de Slack a los canales del equipo o actualizar flujos de trabajo de incorporación en herramientas de gestión de proyectos, en lugar de simplemente proporcionar enlaces a formularios. Espacios: entornos enfocados que organizan activos centrados en el equipo, incluidos archivos, artefactos de inteligencia empresarial (como paneles y temas), bases de conocimiento y acciones con controles de uso compartido para la colaboración en equipo.
Quick puede ayudar a los equipos de recursos humanos a crear asistentes de incorporación especializados que combinen el acceso al conocimiento con tareas automatizadas. Puede utilizar el agente del sistema integrado ("Mi asistente") para obtener ayuda inmediata o crear agentes de chat personalizados adaptados a las necesidades de incorporación específicas de su organización, como un asistente de incorporación de recursos humanos dedicado que conoce las políticas de su empresa y puede manejar automáticamente solicitudes comunes como la configuración de TI o la inscripción a beneficios.
Descripción general de la solución
Esta solución utiliza un agente de chat personalizado en Quick para la incorporación de empleados. Sin un agente, RR.HH. podría cambiar entre wikis, SharePoint, emisión de tickets, chat y correo electrónico para coordinar cada paso. Con Quick, el agente presenta la lista de verificación más reciente del espacio de RR.HH., responde con lenguaje aprobado, abre solicitudes a través de acciones, notifica a las partes interesadas y señala al empleado el siguiente paso. Las confirmaciones y los estados permanecen en las herramientas de RRHH y el agente los lee o actualiza mediante acciones o flujos. El siguiente diagrama ilustra la arquitectura de la solución.
La implementación de la solución consta de los siguientes pasos de alto nivel:
Crea el agente de chat en Quick. Adjuntar el espacio de RRHH y vincular fuentes de conocimiento. Agregar acciones. Pruebe con preguntas y tareas reales y luego compártalas con los empleados.
Quick proporciona dos tipos de agentes de chat que facilitan esta solución de incorporación: el agente de chat del sistema (“Mi asistente”) y agentes de chat personalizados. El agente de chat del sistema (“Mi asistente”): “Mi asistente” aparece en la consola de Amazon Quick de forma predeterminada y ayuda a los usuarios a hacer preguntas y completar tareas utilizando recursos a los que tienen acceso. Los usuarios pueden interactuar con el agente del sistema de varias maneras:
Haga preguntas generales utilizando el conocimiento integrado del agente eligiendo Conocimientos generales. Cargue sus propios archivos directamente en el chat (hasta 20 archivos por conversación) para análisis y preguntas. Controle el alcance de la conversación eligiendo entre tres modos: Todos los datos y aplicaciones (busca en todos los recursos accesibles), Conocimiento general (utiliza solo conocimiento integrado) o Datos y aplicaciones específicos (se dirige a espacios, paneles, temas, bases de conocimiento o acciones particulares). Por ejemplo, un usuario podría cargar su manual del empleado y preguntar: "¿Cuál es nuestra política de trabajo remoto?". o seleccione el espacio de Recursos Humanos y pregunte: “¿Cómo me inscribo en el plan de seguro médico?” El agente del sistema está disponible inmediatamente sin necesidad de configuración y adapta sus respuestas en función del alcance seleccionado y los recursos disponibles.
Los agentes personalizados lo ayudan a crear asistentes especializados para las necesidades de su negocio. Tú configuras el comportamiento (propósito, tono, formato de respuesta); adjunte espacios con paneles, temas y bases de conocimiento para respuestas fundamentadas; y vincular conectores de acción para que el agente pueda realizar tareas en herramientas como Jira, Slack, ServiceNow, Salesforce, Outlook o Teams. Puede compartir agentes personalizados con usuarios o grupos específicos. Los agentes personalizados ofrecen las siguientes capacidades:
Utilice respuestas específicas de cada caso: defina la personalidad del agente y el estilo de respuesta adaptado a los flujos de trabajo y requisitos empresariales específicos. Orientación a través de documentos de referencia: cargue documentos específicos que sirvan como plantillas de respuesta para mensajes coherentes y guías de procesos para seguir pasos específicos. Integración integral de datos: vincule espacios al agente para brindarle acceso a diferentes tipos de contenido de búsqueda y fuentes de conocimiento, incluidos paneles para análisis, temas para conjuntos de datos estructurados, bases de conocimiento para repositorios de documentos externos no estructurados y archivos locales cargados directamente al espacio para obtener información adicional. Esto ayuda al agente a responder preguntas utilizando diferentes datos relevantes dentro de la estructura de permisos de la organización. Acciones automatizadas: agregue conectores de acción para que los usuarios puedan crear tickets de Jira, enviar mensajes de Slack, actualizar Salesforce o abrir solicitudes de ServiceNow directamente desde el chat. Colaboración: pruebe, refine y comparta agentes con compañeros de equipo. Los administradores pueden controlar quién puede crear y personalizar agentes mediante suscripciones de usuarios y permisos personalizados.
Puede utilizar el agente de chat del sistema para obtener asistencia general en Quick o crear un agente personalizado adaptado a un flujo de trabajo como la incorporación de recursos humanos. En ese caso, usted define instrucciones, adjunta el espacio de RR.HH. o base de conocimientos y habilita acciones para solicitudes y notificaciones.
En las siguientes secciones, explicamos los pasos para implementar esta solución utilizando dos personas: el administrador de recursos humanos que configura y comparte el agente, y el empleado que completa las tareas de incorporación con el agente.
Requisitos previos
Antes de comenzar, asegúrese de haber completado los siguientes pasos:
Cree una cuenta de AWS. Para obtener más información, consulte Crear una cuenta de AWS. Confirma que tienes acceso a Quick. Al menos una suscripción a Amazon Quick Enterprise para configurar acciones y crear bases de conocimiento. Los usuarios que solo usan el agente compartido pueden tener la suscripción Amazon Quick Professional. Vaya a Comenzar con Atlassian Cloud y cree un sitio gratuito, seleccionando Confluence y Jira en el plan gratuito (hasta 10 usuarios). En Confluence, crea un espacio de “Incorporación de recursos humanos” para almacenar tu contenido de recursos humanos. En Jira, cree un proyecto de incorporación de recursos humanos simple que el agente pueda usar para solicitudes de acceso o equipos en la sección Agregar acciones. Descargue el archivo ZIP de la página de materiales del taller de incorporación de recursos humanos. Desde la carpeta de documentos de RR.HH. en el archivo ZIP, cargue los siguientes archivos en su espacio de HR Onboarding Confluence: Employee_handbook.pdf Leave_policy.pdf onboarding_checklist.pdf performance_review_guidelines.pdf public_holidays.csv (opcional, utilizado más adelante para informes o análisis)
Si su organización ya utiliza un sitio corporativo de Confluence, es posible que no tenga permiso para crear espacios o cargar archivos de muestra a menos que solicite acceso adicional a su administrador de Confluence. Para experimentar el valor de Quick sin esperar los cambios del administrador, utilice un sitio de Atlassian Cloud independiente para seguir esta publicación.
Pasos de implementación
Este procedimiento utiliza dos personas: el administrador de recursos humanos que configura y comparte el agente, y el empleado que completa las tareas de incorporación con el agente.
administrador de recursos humanos
El siguiente diagrama de secuencia muestra cómo el administrador de recursos humanos crea, configura y comparte el agente de incorporación de recursos humanos en Quick.
Crear agente de chat
Primero, crea el agente de chat, que se convierte en el único lugar donde los nuevos empleados hacen preguntas y reciben orientación durante la incorporación:
En la consola rápida, elija Agentes de chat en el panel de navegación y luego elija Crear. Ingrese un mensaje simple en lenguaje natural que describa lo que desea que haga su agente (por ejemplo, "Ayudar a los nuevos empleados con preguntas sobre incorporación de recursos humanos y solicitudes de equipos").
Quick expandirá automáticamente su mensaje a una persona detallada e instrucciones de respuesta y escaneará sus recursos disponibles para vincular espacios relevantes y conectores de acción al agente.
Revise la configuración del agente generado y refine según sea necesario, actualizando la vista previa para guardar sus versiones dentro de la sesión. Elija Iniciar agente de chat cuando esté satisfecho.
Configurar comportamiento
A continuación, determina cómo debe responder el agente para que su tono, alcance y barreras coincidan con sus políticas de recursos humanos y su marca de recursos humanos:
Metadatos del agente: actualice el nombre, la descripción, el mensaje de bienvenida y las indicaciones de inicio del agente para ayudar a los usuarios a descubrir y utilizar el agente de chat correctamente. Estos elementos sirven como primera impresión y guían a los usuarios sobre cómo interactuar eficazmente con su asistente de recursos humanos. Instrucciones del agente: revise y actualice las instrucciones de persona generadas automáticamente, el formato de respuesta, el tono y la configuración de duración del paso anterior. Las entradas generadas por el sistema proporcionan una base sólida, pero puede ajustarlas para que coincidan con el estilo y los requisitos de comunicación de recursos humanos específicos de su organización. Documentos de referencia: cargue documentos de orientación específicos que proporcionen instrucciones de máxima prioridad para el comportamiento de los agentes. Estos documentos de referencia se seguirán según lo prescrito mientras usted pueda utilizar los campos de instrucciones para proporcionar orientación de alto nivel sobre comportamiento y objetivos.
Conecte el conocimiento de RR.HH.
Ahora conecta sus fuentes de conocimiento de RR.HH. para que el agente responda a partir de manuales y políticas aprobados en lugar de inventar su propio lenguaje:
Cree o elija un espacio de recursos humanos existente que contenga manuales, políticas y listas de verificación. Al configurar el alcance del conocimiento del agente para que se centre específicamente en el contenido relacionado con RR.HH., se asegura de que las respuestas se mantengan dentro de los límites apropiados y no accedan a datos organizacionales no relacionados. Elija Cargar archivos para cargar archivos al espacio, incluidos: Manuales para empleados y documentos de políticas Información sobre beneficios y documentos de preguntas frecuentes Materiales y guías de capacitación Vincule fuentes de conocimiento como SharePoint o una wiki. Vincule el espacio configurado a su agente para que pueda acceder a este contenido de búsqueda aprobado para obtener respuestas fundamentadas.
Agregar acciones
Después de que el agente pueda responder preguntas, usted agrega acciones para que también pueda activar el trabajo en sus herramientas de recursos humanos, como tickets, solicitudes y notificaciones:
Abra la tarjeta Acciones y elija Vincular acciones. Seleccione entre los conectores de acciones disponibles que ya haya configurado. Para el caso de uso de incorporación de recursos humanos, esto podría incluir herramientas como Jira (para crear y actualizar tickets), ServiceNow (para gestionar incidentes) o Microsoft Outlook (para enviar correos electrónicos).
Solo los conectores de acción configurados con los detalles necesarios de OAuth se pueden vincular al agente, de modo que los usuarios finales puedan autenticarse individualmente durante su chat. Actualice sus documentos de referencia e instrucciones personales para especificar cuándo invocar conectores de acción específicos. Por ejemplo: "Cuando un empleado solicite equipo, utilice el conector ServiceNow para crear un ticket de solicitud de hardware" o "Para solicitudes de acceso, cree un ticket de Jira en el proyecto de acceso a TI con la prioridad establecida en 'Normal'".
Personaliza, prueba y comparte
Finalmente, personalice al agente con un mensaje de bienvenida y sugerencias de sugerencias. Puede probar el agente con escenarios realistas, ajustar la experiencia y compartirla con un grupo piloto para que RR.HH. pueda validar el flujo de trabajo antes de una implementación generalizada. Pruebe con preguntas y tareas reales utilizando el chat de vista previa.
Cuando esté listo, inicie el agente y estará disponible en su biblioteca personal para uso privado. Para compartir con otros, elija Compartir y agregue usuarios y grupos de usuarios como espectadores para usar el agente. También puede seleccionar otros usuarios de su equipo como propietarios para editar y probar el agente junto con usted. Los gerentes de recursos humanos pueden compartir el agente personalizado con nuevos empleados utilizando las opciones para compartir en el panel de navegación para otorgar acceso a miembros o grupos específicos del equipo.
Empleado
El siguiente diagrama de secuencia muestra cómo un empleado utiliza el agente de incorporación para completar las tareas requeridas y realizar un seguimiento de su progreso del día 1 en un solo lugar.
Utilice el agente de incorporación
Una vez que el agente se publica y se comparte con los empleados como espectadores, pueden abrirlo desde el enlace que proporciona RR.HH. (por ejemplo, en su correo electrónico del día 1 o en el portal de RR.HH.) o desde la lista de agentes de chat en Quick y luego usarlo de la siguiente manera:
El empleado abre el agente de incorporación de recursos humanos compartido desde el enlace o desde la lista de agentes de chat e inicia una nueva conversación del día 1. El agente muestra la lista de verificación de incorporación más reciente del espacio de incorporación de recursos humanos y proporciona enlaces a los formularios requeridos, la capacitación y las páginas internas para que el empleado pueda seguir los pasos en orden. El empleado hace preguntas sobre políticas o beneficios en un lenguaje sencillo y el agente responde utilizando contenido del espacio de incorporación de recursos humanos y fuentes de conocimiento de recursos humanos conectadas para que las respuestas coincidan con el lenguaje aprobado por recursos humanos. En esta configuración, cuando el empleado solicita acceso al equipo o a la aplicación, el agente utiliza un conector de acción de Jira para crear un problema en el proyecto de incorporación de recursos humanos y devuelve la clave del problema y el enlace para que pueda ver la solicitud de principio a fin sin tocar los sistemas de recursos humanos de producción. Para pasos delicados como la verificación I-9, formularios de impuestos o depósito directo, el agente dirige al empleado al sistema de recursos humanos apropiado o al portal seguro en lugar de recopilar documentos en el chat para que los datos confidenciales permanezcan en el lugar correcto.
Como empleado, la experiencia es simple: abren un único chat, ven su lista de verificación del día 1, hacen preguntas en lenguaje natural y permiten que el agente abra solicitudes y les indique los sistemas correctos. En lugar de hacer malabarismos con correos electrónicos, portales y tickets, la incorporación se siente como una conversación guiada donde cada paso siguiente está claro.
Ahora configuró el espacio Confluence de incorporación de recursos humanos con documentos de recursos humanos de muestra, creó un agente de incorporación personalizado en Quick, configuró su comportamiento, conectó conocimientos de recursos humanos y agregó acciones de Jira para solicitudes. Puede utilizar esta configuración como prueba de concepto con un pequeño grupo de nuevos empleados o socios de recursos humanos y luego ampliarla agregando más contenido, acciones adicionales o nuevos espacios para otros flujos de trabajo de recursos humanos, como revisiones de desempeño o actualizaciones de políticas.
Barandillas y seguridad
Quick incluye controles integrados de seguridad y contenido para agentes de chat, por lo que puede seguir esta publicación utilizando la configuración predeterminada de su cuenta. Si desea experimentar con controles de políticas como parte de esta prueba de concepto, también puede agregar una pequeña lista de palabras o frases bloqueadas para que el agente evite términos específicos en las respuestas de RR.HH. (por ejemplo, jerga informal o palabras desaconsejadas). Los términos bloqueados se configuran en la consola Quick y se aplican a todos los agentes de su cuenta. Para obtener instrucciones paso a paso y opciones de seguridad adicionales, como control de acceso y cifrado, consulte la Guía rápida del usuario de Amazon.
niveles rápidos
Quick ofrece dos suscripciones de usuario: Professional y Enterprise. Professional admite el uso diario de agentes y espacios de chat, ejecuta Amazon Quick Flows y Amazon Quick Research, y visualiza paneles de control de Amazon Quick Sight, con la capacidad de crear y compartir agentes y espacios personalizados. Enterprise incluye todo lo que ofrece Professional, además de funciones de creación avanzadas, como configuración de acciones, creación de bases de conocimiento, creación de automatizaciones en Amazon Quick Automate y creación de paneles en Quick Sight, con mayores asignaciones de uso mensual. Hay una prueba gratuita de 30 días disponible para hasta 25 usuarios por cuenta. Para obtener más información, consulta los precios de Amazon Quick.
Conclusión
Esta publicación mostró cómo crear un agente de chat de incorporación de recursos humanos en Quick, adjuntar contenido de recursos humanos, agregar acciones y flujos opcionales y compartirlo con los empleados. Comience con una prueba piloto que cubra sus preguntas más frecuentes y dos o tres solicitudes, revise el uso y refine las instrucciones y el contenido del agente. Para los próximos pasos, expanda el espacio de RR.HH., agregue acciones adicionales según sea necesario y revise la documentación rápida para una configuración avanzada. Más allá de la incorporación, los equipos de recursos humanos pueden explorar la creación de agentes para el autoservicio de los empleados, la gestión del desempeño, la adquisición de talento, el aprendizaje y el desarrollo, el análisis y los procesos de salida de personal para transformar todas sus operaciones de recursos humanos.
¿Listo para transformar la productividad de su lugar de trabajo? Comience con Quick y explore opciones de precios que se ajusten a sus necesidades. Haga clic aquí para comenzar a crear su propio agente de recursos humanos, explore nuestra documentación oficial para obtener orientación detallada sobre la implementación o comuníquese con el equipo de su cuenta de AWS para analizar cómo Quick puede transformar el enfoque de su organización para la toma de decisiones basada en datos.
Sobre los autores
Pegah Ojaghi
Pegah Ojaghi es arquitecto aplicado de IA generativa en AWS con un doctorado en Ciencias de la Computación centrado en modelos de lenguaje grandes, IA generativa y aprendizaje por refuerzo. Su experiencia e investigación abarcan el desarrollo de modelos básicos, técnicas RLHF y métodos novedosos de optimización para LLM. Su pasión es traducir la investigación de vanguardia en sistemas de producción en las industrias de atención médica, servicios financieros y seguros.
Rane Chinmayee
Chinmayee Rane es arquitecto de soluciones especializado en IA generativa en AWS, con un enfoque principal en la IA generativa. Ayuda a los ISV a acelerar la adopción de la IA generativa mediante el diseño de soluciones escalables e impactantes. Con una sólida experiencia en matemáticas aplicadas y aprendizaje automático, se especializa en procesamiento inteligente de documentos e innovación impulsada por la IA. Fuera del trabajo, le gusta bailar salsa y bachata.
Thomas Ebbey
Ebbey Thomas es arquitecta senior de soluciones especializada en IA generativa en AWS. Tiene una licenciatura en ingeniería informática y una maestría en sistemas de información de la Universidad de Syracuse. Fuera del trabajo, disfruta del café, el aire libre, hacer ejercicio, los viajes por carretera y el tiempo con su familia.
Sonali Sahu
Sonali Sahu lidera el equipo de Arquitectura de soluciones especializadas en IA generativa en AWS. Es autora, líder intelectual y tecnóloga apasionada. Su área principal de enfoque es la IA y el ML, y con frecuencia habla en conferencias y reuniones sobre IA y ML en todo el mundo. Tiene una amplia y profunda experiencia en tecnología y la industria tecnológica, con experiencia en la industria de la salud, el sector financiero y los seguros.