Los fabricantes han invertido mucho en sistemas ERP, de almacén, de producción, de calidad, de transporte y de gestión de clientes. Cada plataforma puede desempeñar su propia función de manera efectiva, pero los empleados aún pueden perder tiempo trasladando información de una aplicación a otra, esperando aprobaciones o llenando los espacios entre sistemas con hojas de cálculo y correo electrónico.
En muchos casos, el próximo desafío de productividad ya no está dentro de las aplicaciones individuales. Se encuentra en los traspasos entre ellos.
Cuando los buenos sistemas siguen creando trabajo ineficiente
Una empresa de fabricación moderna puede depender de un ERP para pedidos e inventario, un WMS para la ejecución del almacén, un MES para la producción, un CRM para la información del cliente y aplicaciones especializadas para el transporte, la calidad o el mantenimiento.
Individualmente, estos sistemas pueden proporcionar datos precisos y una funcionalidad sofisticada. La dificultad aparece cuando un proceso de negocio atraviesa varios de ellos.
Un empleado puede recibir información en una aplicación, completar parte de una tarea en otra y luego notificar manualmente a alguien en un tercer departamento. Es posible que sea necesario volver a introducir datos, que la aprobación dependa de un correo electrónico o que un supervisor tenga que comprobar varios sistemas para saber si el trabajo puede continuar.
La organización es digital, pero el proceso en sí todavía está fragmentado.
Esta distinción es importante porque los empleados no experimentan los sistemas empresariales de forma aislada. Experimentan flujos de trabajo completos. Si pasar de un paso al siguiente requiere intervención manual, la productividad puede verse afectada incluso cuando cada plataforma individual funciona según lo previsto.
El costo oculto de las transferencias
Muchas de estas ineficiencias son fáciles de pasar por alto porque cada una parece pequeña.
Copiar un número de referencia entre aplicaciones puede tardar menos de un minuto. Enviar un correo electrónico para confirmar que se ha completado una inspección puede llevar solo unos pocos más. Cambiar de sistema para comprobar el stock, el estado de producción o la información de entrega puede parecer una parte normal del trabajo.
Sin embargo, esas pequeñas transferencias, que se repiten en cientos de transacciones y en múltiples departamentos, comienzan a acumularse.
También pueden introducir riesgos operativos. La información se puede ingresar de manera diferente en dos sistemas. Una aprobación puede pasar desapercibida en una bandeja de entrada. Un empleado del almacén puede estar trabajando a partir de información que aún no se ha reflejado en el ERP. Otro equipo puede esperar la confirmación que ya se registró en otro lugar.
El resultado es una forma de fricción operativa oculta que es difícil de identificar en una revisión de sistema convencional. Nada está necesariamente roto. El proceso simplemente requiere más esfuerzo humano del que debería.
Por qué la integración por sí sola no resuelve el problema
La respuesta obvia es integrar los sistemas, y las API modernas hacen que el intercambio de datos sea mucho más fácil que antes.
Pero la integración de sistemas y la integración de flujos de trabajo no son lo mismo.
Dos aplicaciones pueden intercambiar datos exitosamente mientras los empleados aún tienen que decidir qué sucederá a continuación. Un evento de producción puede actualizar el ERP, por ejemplo, pero una excepción aún podría requerir que alguien identifique al gerente adecuado, solicite aprobación y comunique manualmente la decisión a operaciones.
Los datos se movieron. El proceso no lo hizo.
Un flujo de trabajo conectado también debe tener en cuenta a las personas, las reglas comerciales y las excepciones. Debería determinar quién debe actuar, qué información necesitan, cómo se desencadena el siguiente paso y qué debería suceder cuando la secuencia normal no pueda continuar.
Es por eso que la orquestación de procesos se está convirtiendo en una parte importante de las estrategias tecnológicas empresariales. El desafío no es simplemente lograr que los sistemas se comuniquen. Se está consiguiendo trabajo para avanzar con fluidez a través de ellos.
De sistemas conectados a flujos de trabajo conectados
Un enfoque es mantener estables los sistemas transaccionales centrales y al mismo tiempo agregar una capa de flujo de trabajo flexible a su alrededor.
El ERP puede seguir siendo el sistema de registro de pedidos, inventario, producción y otros datos básicos. Otros sistemas especializados continúan desempeñando las funciones para las que fueron implementados.
Luego, la capa de flujo de trabajo coordina el proceso que cruza esos sistemas.
Puede presentar a un empleado la información necesaria para una tarea particular, activar una aprobación, enrutar una excepción, recopilar información desde un dispositivo móvil y devolver la transacción completada al sistema empresarial apropiado.
Esto también puede reducir la necesidad de que los empleados comprendan dónde se almacena cada pieza de información. Un operador de almacén no necesita saber qué aplicación posee un campo de datos en particular. El operador necesita una interfaz que presente la información correcta en el momento adecuado y deje clara la siguiente acción.
Ese cambio de un diseño centrado en aplicaciones a un diseño centrado en el flujo de trabajo puede ser particularmente valioso en entornos operativos, donde los usuarios a menudo trabajan desde escáneres, tabletas o dispositivos móviles en lugar de las tradicionales pantallas de escritorio ERP.
Cómo se ve esto en la fabricación
La manufactura es un claro ejemplo porque la información digital está estrechamente relacionada con el trabajo físico.
Considere una orden de producción que requiere material de un almacén. El ERP contiene el requisito, pero todavía alguien tiene que localizar, seleccionar y confirmar el material. Dependiendo del proceso, la siguiente etapa puede implicar informes de producción, un control de calidad o una excepción que requiera aprobación.
Si cada etapa se maneja de forma independiente, es posible que los empleados tengan que moverse entre aplicaciones o comunicarse manualmente antes de que el trabajo pueda continuar.
En cambio, un flujo de trabajo conectado puede utilizar la transacción ERP como punto de partida. El empleado del almacén recibe una tarea guiada en un dispositivo móvil. La finalización desencadena el siguiente paso. Si ocurre una excepción, se puede enviar automáticamente a la persona adecuada. Una vez que se completa el proceso, la información relevante se sincroniza nuevamente con el sistema central.
El ERP no ha sido reemplazado. El trabajo circundante simplemente se ha hecho más fácil de ejecutar.
Este mismo principio puede aplicarse a la recepción, las inspecciones de calidad, los informes de producción, los movimientos de materiales, las aprobaciones, el envío y otros procesos que cruzan los límites departamentales o del sistema.
Cómo los usuarios de Infor M3 pueden abordar el problema
Para las organizaciones que ya utilizan Infor M3 y Factory Track, el desafío puede no ser agregar otro sistema transaccional. Puede ser extender las transacciones existentes a procesos comerciales más amplios que involucran personas, aplicaciones o decisiones adicionales.
Factory Track puede gestionar transacciones de almacén y fabricación, mientras que algunos flujos de trabajo operativos se extienden más allá de esas transacciones individuales. Un problema de calidad, por ejemplo, puede requerir información adicional, una aprobación, comunicación con otro departamento e interacción con sistemas externos a M3.
Novacura Flow para pista de fábrica es un ejemplo de un enfoque en capas para este problema. Puede conectar las transacciones de Factory Track con la automatización del flujo de trabajo, aplicaciones móviles y otros sistemas empresariales sin modificar el núcleo de Infor M3.
La plataforma admite comunicación bidireccional con M3 y puede conectar flujos de trabajo con sistemas como WMS, MES, CRM, TMS, servicios IoT y otras aplicaciones. También puede proporcionar interfaces específicas para cada función entre dispositivos móviles, escáneres y entornos de escritorio.
El principio más amplio es importante: las organizaciones no necesariamente necesitan rediseñar el ERP central cada vez que cambia un proceso operativo. Una capa de flujo de trabajo separada puede proporcionar flexibilidad y al mismo tiempo preservar la estabilidad del sistema subyacente.
Lo que realmente debería proporcionar una capa de flujo de trabajo
Una capa de flujo de trabajo útil necesita hacer más que crear otra interfaz de usuario.
Debería poder intercambiar datos en ambas direcciones con los sistemas comerciales centrales para que los empleados trabajen con información actual y las acciones completadas se devuelvan al sistema de registro correcto.
También debería admitir diferentes entornos de trabajo. Un director de producción en un escritorio, un empleado de almacén que utiliza un escáner y un técnico que trabaja desde un dispositivo móvil pueden participar en el mismo proceso, pero requieren interfaces muy diferentes.
La capacidad fuera de línea también puede ser importante cuando la conectividad no es confiable, mientras que las reglas comerciales configurables ayudan a determinar cómo se deben manejar las aprobaciones, excepciones y rutas de proceso alternativas.
Finalmente, la capa de flujo de trabajo necesita suficiente conectividad para funcionar en todo el panorama de aplicaciones. Los fabricantes rara vez operan un único sistema aislado, por lo que la capacidad de coordinar ERP, almacén, producción, transporte y otras aplicaciones es fundamental para el valor del enfoque.
El objetivo no es crear otro silo tecnológico. Se trata de reducir el número de silos en los que los empleados tienen que pensar.
La productividad se encuentra cada vez más entre sistemas
Los fabricantes seguirán invirtiendo en ERP, automatización, análisis y software operativo especializado. Esos sistemas siguen siendo fundamentales para la transformación digital.
Pero a medida que el entorno tecnológico se vuelve más maduro, es probable que algunas de las oportunidades de productividad más valiosas se encuentren en otros lugares.
Están en la aprobación manual que aún depende del correo electrónico. La actualización del almacén que debe ingresarse dos veces. La excepción de producción que requiere que varias personas verifiquen diferentes aplicaciones. El empleado que tiene acceso a todos los datos necesarios pero aún tiene que recopilarlos manualmente antes de tomar una decisión.
Estos no son fracasos tecnológicos dramáticos. Son brechas entre sistemas que de otro modo serían capaces.
Cerrar esas brechas requiere que las empresas miren más allá de si sus aplicaciones están conectadas y se planteen una pregunta más exigente: ¿Está conectada la obra en sí?
Para los fabricantes que intentan extraer más valor de la tecnología que ya poseen, la respuesta puede resultar tan importante como la próxima gran inversión en software.
La publicación El problema de productividad oculto entre los sistemas empresariales apareció por primera vez en EU Business News.